مدیریت زمان چیست؟ | موانع و روش‌های تقویت

مدیری در حال تمرکز بر روی کار و استفاده از مدیریت زمان در هنگام انجام فرایندهای کاری
همه ما ضرب‌المثل «وقت طلاست» را بارها شنیده‌ایم و به احتمال زیاد، بر این موضوع تأکید داریم که زمان، گرانمایه‌ترین دارایی انسان است. با این حال، تفاوت اصلی میان افراد موفق و عادی، مربوط به مهارت مدیریت زمان از مهارت‌های نرم می‌شود. منظور از مدیریت زمان، فرآیند سازماندهی و تقسیم‌بندی زمان لازم برای انجام فعالیت‌های مختلف است. بنابراین اگر بدانیم که مهارت مدیریت زمان چیست، به‌جای سخت کار کردن، هوشمندانه کار می‌کنیم. در این مطلب از مجله علمی چیرگی، قصد داریم تا با مهارت مدیریت زمان بیشتر آشنا شویم.

مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان، به‌معنی توانایی فرد در برنامه‌ریزی زمانی دقیق جهت انجام فعالیت‌های مختلف است. مهارت مدیریت زمان دربرگیرنده سه عامل مهم است که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم.

اولویت‌بندی
سازماندهی وظایف
تخصیص مقدار زمان لازم برای انجام امور
تخمین درست مقدار زمان لازم برای هر کار و ظرفیت انرژی و تمرکز خویش بسته به پیچیدگی فعالیت، به کاهش استرس و اضطراب ما نیز کمک می‌کند. به علاوه، مهارت مدیریت زمان این امکان را به افراد می‌دهد تا کارهای بیشتر و بهتر را در مدت زمان کمتری انجام دهند.

همچنین، کسانی که زمان خود را به‌خوبی مدیریت می‌کنند، خوش‌قول بوده و تعهد بیشتری نسبت به ضرب‌الاجل‌های زمانی دارند. در نتیجه، افرادی که می‌دانند اهمیت مدیریت زمان چیست، از اعتبار و جایگاه ویژه‌ای نزد دیگران برخوردارند.

فردی در حال کار کردن بر روی پروژه در حالی‌که مدیریت زمان می‌کند و به ساعتی که بر روی دیوار است نگاه می‌کند.

کاربرد مدیریت زمان چیست؟
افزایش بهره‌وری، بهبود کیفیت زندگی و کاهش استرس، تنها بخشی از ویژگی‌های مربوط به مهارت مدیریت زمان است. در ادامه تمامی آن‌ها را نام می‌بریم.

افزایش بهره‌وری و کارآمدی
کاهش استرس و اضطراب
تقویت انگیزه درونی
برخورداری از اعتبار بالا نزد اطرافیان
افزایش اعتمابه‌نفس
شانس بیشتر برای دستیابی به موفقیت در زندگی شخصی و حرفه‌ای
کمک به ایجاد تعادل میان زندگی شخصی و کاری
جلوگیری از عدم به تعویق انداختن کارها
افزایش میزان تمرکز و همچنین کاهش حواس‌پرتی
بنابراین، هنگامی که بدانیم زمان خود را چگونه مدیریت کنیم، از مزایای بسیار ویژه‌ای بهره‌مند خواهیم شد

موانع مدیریت زمان چیست؟
داشتن وظایف زیاد، وقفه‌های متعدد و ترس از شکست، تنها برخی از موانع موجود در مدیریت زمان هستند. در ادامه این مطلب از مجله علمی چیرگی، تمامی موانع مدیریت زمان را معرفی می‌کنیم.

داشتن وظایف زیاد
عدم اولویت‌بندی کارها
وقفه‌های متعدد
به تعویق انداختن امور
ترس از شکست
عدم سازماندهی
ناتوانی در «نه» گفتن
بسیاری از افراد با وجود اینکه می‌دانند اهمیت مدیریت زمان چیست و چه نقشی در زندگی فردی، روابط اجتماعی و کسب‌وکار آن‌ها دارد، اما موفق به مدیریت زمان خود نمی‌شوند. علت این امر موانعی است که باعث هدر رفتن وقت با ارزش ما شده و امکان استفاده بهینه از زمان را به ما نمی‌دهد. با ما همراه باشید تا در ادامه هر یک از موارد بالا را توضیح دهیم.

سازمانی که افراد در آن در حال گفتگو و فعالیت بر روی پروژه در سازمانی بزرگ با پنجره‌های نورگیر هستند.

1. داشتن وظایف زیاد
در صورتی که وظایف متعددی را در لیست برنامه‌های خود داشته و قادر به اولویت‌بندی میان آن‌ها نباشیم، هیچ‌گاه موفق به انجام کارها به صورت صحیح و اصولی آن نخواهیم بود. بنابراین، همواره به خاطر داشته باشیم که انجام کارهای مختلف در روز باعث کاهش بهره‌وری و عدم مدیریت درست زمان ما می‌شود.

2. عدم اولویت‌بندی کارها
شاید در نگاه اول عجیب به نظر برسد، اما اولویت‌بندی وظایف نقش بسزایی در مدیریت زمان ایفا می‌کند. تمامی کارهای ما با توجه به دو ملاک میزان فوریت و اهمیت خود به چهار دسته تقسیم می‌شوند که شامل موارد زیر هستند.

کارهای مهم و فوری: کارهای مهم و فوری که در همان لحظه باید انجام دهیم.
کارهای مهم و غیرفوری: کارهای مهم و غیرفوری که نیازمند برنامه‌ریزی در اولین فرصت ممکن هستند.
کارهای کم‌اهمیت و فوری: ما می‌توانیم آن‌ها را به دیگران محول کنیم.
کارهای کم‌اهمیت و غیرفوری: این کارها ر هرگز نباید انجام دهیم.
بنابراین، اگر تمامی امور خود در زمینه‌های مختلف را در چهار گروه بالا قرار دهیم، به‌راحتی می‌توانیم وظایف خود را براساس میزان اهمیت و فوریت، به سرانجام برسانیم. فراموش نکنیم که بدون داشتن جدول ترجیحات و اولویت‌ها، احتمال اینکه زمان خود را صرف کارهای غیرمهم و غیرفوری کنیم زیاد است.

مدیری در یک شرکت لاکچری و بزرگ و زیبا

3. وقفه‌های متعدد
یکی از اصلی‌ترین موانع مدیریت درست زمان و کاهش تمرکز، مربوط به تماس‌های تلفنی، اعلانات شبکه‌های اجتماعی و بسیاری از موارد دیگر است. عدم تمرکز کافی بر روی وظایف موجود، منجر به از دست دادن وقت و طولانی شدن زمان لازم برای انجام امور مختلف است. بنابراین برای جلوگیری از کاهش دقت و تمرکز خود، کافیست تا عواملی مثل تلفن همراه که باعث حواس‌پرتی ما می‌شود را از دسترس خود خارج کنیم.

4. به تعویق انداختن امور
متاسفانه، کم نیستند افرادی که با اهمال‌کاری، به صورت مداوم وظایف خود را از امروز به فردا موکول می‌کنند. از سوی دیگر، وقتی کاری را از امروز به فردا منتقل می‌کنیم، وظایف فردا را نیز به ناچار باید به روز دیگری بسپاریم. به این ترتیب، حجم قابل توجه‌ای از زمان خود را از دست می‌دهیم. اهمال‌کاری و به‌تعویق انداختن فعالیت‌ها، یکی از نتایج کمال‌گرایی است و با استرس بسیار زیادی همراه می‌شود.

کارمندی در حال فعالیت بر روی پروژه خود است در حالی‌که به تابلویی نگاه می‌‌کند که در دفتر کار قرار دارد.

5. ترس از شکست
هنگامی که از یک کار واهمه داشته و از انجام آن سر باز می‌زنیم، دو اتفاق برای ما رخ می‌دهد.

نخست اینکه تمایل داریم آن را به تعویق بیندازیم.
دوم اینکه به صورت مداوم به آن فکر می‌کنیم.
همین امر باعث می‌شود تا انرژی زیادی از دست دهیم. بنابراین، اگر ملزم به انجام کاری هستیم، پس آن را در زمان درست خودش به سرانجام برسانیم. در غیر این صورت، فشار روانی زیادی را به خودمان تحمیل خواهیم کرد.

6. عدم سازماندهی
ارتباط میان مدیریت زمان و عدم سازماندهی امور، بیشتر مربوط به فضای کسب‌وکار می‌شود. به این ترتیب، اگر وظیفه‌ای در لیست ما وجود دارد که می‌تواند توسط شخص دیگری به انجام شود، کافی است تا آن را به یکی از کارمندان خود محول کنیم. در نتیجه، هنگامی که اختیارات را به‌درستی تفویض نکرده و فرد مناسبی را برای آن در نظر نمی‌گیریم، به احتمال زیاد موفقیت چندانی در مدیریت زمان خود و دستیابی به اهداف سازمانی نخواهیم داشت.

ترس از عدم موفقیت در کارها و نگرانی از آینده

7. ناتوانی در «نه» گفتن
داشتن قاطعیت در برعهده گرفتن مسئولیت‌ها از ضروریات مهارت مدیریت زمان است. بسیاری افراد برنامه‌ریزی‌های دقیقی دارند. در حالی‌که ناتوانی این افراد در «نه» گفتن منجر به خراب شدن برنامه‌ریزی‌ها می‌شود. بنابراین، هرگاه یکی از آشنایان درخواستی را مطرح کرد، ابتدا بررسی کنیم که انجام این کار نیازمند چه مقدار از زمان ماست. سپس، از خودمان سوال کنیم که آیا زمان کافی برای انجام آن را داریم یا خیر؛ اگر پاسخ منفی بود، بدون تردید درخواست فرد مقابل را رد کنیم. در ادامه، برخی از شیوه‌های تقویت قاطعیت را بیان می‌کنیم.

مقابله با افکار فاجعه‌ساز: بسیاری افراد خیال می‌کنند که اگر مخالفت کنند، نزدیکان خود را از دست می‌دهند. در حالی‌که هیچ دلیل منطقی برای آن وجود ندارد.
تقویت عزت‌نفس: به هر میزانی که خود را ارزشمندتر بدانیم، راحت‌تر می‌توانیم دیگران را متقاعد کنیم.
دوری از افراد پرتوقع: برخی افراد همواره درخواست‌های جدید و غیرمنطقی دارند. مدیریت روابط با این افراد، تنش زندگی را کاهش می‌دهد.
تمرین پله‌به‌پله: قاطعیت با تمرین به‌وجود می‌آید. هنگامی که به افراد دورتر بتوانیم «نه» بگوییم و ببینیم که چیزی نمی‌شود، یاد می‌گیریم که به افراد صمیمی‌تر هم «نه» بگوییم.
استفاده از روان‌درمانی: طرح‌واره‌ اطاعت یا سوق‌دهنده «همه را راضی‌ نگه‌دار» در طول زندگی به‌وجود می‌آید. برای مقابله با این آسیب‌های روانی نیاز به روان‌درمانگر مجرب داریم.
حال که به طور کامل می‌دانیم موانع موجود در مدیریت زمان چیست، خوب است تا با مهارت‌های مرتبط با مدیریت زمان نیز آشنا شویم.

مدیری قاطع که دست خود را به‌معنای امتناع از پیشنهاد مخاطب نشان می‌دهد.

مهارت های مرتبط با مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان شامل چندین مجموعه مهارت دیگر است که آگاهی و شناخت هر یک از آن‌ها باعث می‌شود تا زمان خود را به‌خوبی مدیریت کنیم. در ادامه، هر کدام از این مهارت‌ها را توضیح می‌دهیم.

برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی جزء اساسی و جدانشدنی از مدیریت زمان است؛ زیرا ما را قادر می‌سازد تا وظایف روزانه خود را شناسایی کنیم. همچنین، طبق یک نقشه از پیش تعیین شده به جلو حرکت کنیم. البته، علاوه بر برنامه‌ریزی روزانه، نیازمند برنامه هفتگی، ماهانه و حتی سالیانه نیز هستیم.

ارتباط مؤثر
مهارت‌های ارتباطی قوی شامل ارتباط کلامی و نوشتاری است. مهارت‌های ارتباط مؤثر می‌تواند به ما کمک کند تا انتظارات و ضرب‌الاجل‌های زمانی خود را با سایر همکاران در میان بگذاریم. همین امر باعث هماهنگی بهتر، افزایش بهره‌وری و در نهایت، کاهش اتلاف وقت می‌شود.

مدیریت استرس
استرس و اضطراب، از عوامل فوق‌العاده مخربی هستند که ضمن جلوگیری از تصمیم‌گیری منطق، موجب به تعویق انداختن امور می‌شوند. اگرچه، باید بدانیم که مقدار کم و کنترل شده استرس، به پویایی و تحرک ما کمک می‌کند.

اما اگر دچار استرس و اضطراب بیش از حد هستیم، کافی است تا با انجام ورزش یا مراقبه (مدیتیشن) منظم، به آرامش و تمدد اعصاب خود کمک کنیم. همچنین، انجام این تمرینات نقش بسزایی در حفظ سلامت جسمی و روانی ما دارد.

خویشتن‌داری
به منظور مدیریت درست زمان خود، نیازمند مهارتی به نام خویشتن‌داری هستیم. منظور از خویشتن‌داری، توانایی تمرکز بر روی وظایف یا اهداف خود، آن هم بدون نیاز به گفتن یا هر گونه تلنگر از سوی دیگران است.

اکنون که می‌دانیم مهارت‌های مرتبط با مدیریت زمان چیست، خوب است تا با برخی از تکنیک‌های تقویت مدیریت زمان نیز آشنا شویم.

خانمی در حال فعالیت کاری در دفتری بسیار بزرگ و زیبا

روش های تقویت مدیریت زمان چیست؟
توانایی مدیریت زمان، احساس اطمینان و تسلط بر امور مختلف را در ما شکل می‌دهد. به همین دلیل برخورداری از این مهارت باعث می‌شود تا با جسارت بیشتری در مقابل چالش‌ها قرار بگیریم. این امر تاثیر بسیاری بویژه هنگام جستجوی فرصت‌های شغلی جدید برای ما دارد. در ادامه برخی از روش‌های تقویت مهارت مدیریت زمان را معرفی می‌کنیم.

تعیین اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت
مشخص نمودن اهداف شخصی خود باعث روشن شدن راه و مسیری می‌شود که باید در آن گام برداریم. اما نکته‌ای که در برخی از موارد فراموش می‌کنیم این است که برای هر کدام از اهداف بزرگ خود، نیازمند شناسایی چند هدف کوتاه‌مدت و میان‌مدت هستیم.

به عنوان مثال، فرض کنیم که می‌خواهیم جایگاه شغلی خود را ارتقا داده و تبدیل به مدیر ارشد (هدف بلندمدت) شویم. در این صورت، باید برخی از پیش‌نیازها جهت دستیابی به این موقعیت حرفه‌ای مثل گذراندن دوره‌های آموزشی (اهداف کوتاه مدت) را طی کنیم.

همچنین، پس از تعیین اهداف خود، مطمئن شویم که تمامی آن‌ها دقیق، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و مبتنی بر زمان مشخص هستند.

مدیری در حال تفکر عمیق بر روی فعالیت‌ها و کارهای زندگی و اهداف

نوشتن اولویت‌های هفتگی خود
به منظور اولویت‌بندی وظایف خود، نیاز است تا نسبت به موعد مقرر و همچنین تأثیر آن‌ها بر سایر بخش‌های سازمان آگاهی کامل داشته باشیم. هنگامی که اهداف اصلی خود را شناسایی کردیم، به‌راحتی می‌توانیم یک لیست از وظایف روزانه و هفتگی در نظر بگیریم. این کار باعث افزایش تمرکز ما شده و کمک می‌کند تا هرگز پیش از اتمام برنامه هفتگی خود، به سراغ برنامه‌های متفرقه متمایل نشویم.

ایجاد یک برنامه مدون
با وجود همه وظایف، مسئولیت‌ها و سایر فعالیت‌هایی که نیازمند تمرکز ما هستند، داشتن یک برنامه منسجم بسیار ضروری است. به این ترتیب، می‌توانیم با کمک تقویم خود جهت تخصیص مدت زمان کافی به هر یک از وظایف، جلسات و سایر مسئولیت‌های جاری، یک برنامه زمانی مدون ایجاد کنیم.

همچنین، توصیه می‌شود تا در پایان هر روز، عملکرد خود را مرور کرده و مطمئن شویم که آیا هنوز در جهت برنامه خود حرکت می‌کنیم یا خیر. بنابراین، اگر از برنامه اصلی خود خارج شده‌ایم، نیاز است تا اهداف و وظایف خود را مجددا یادآوری کرده و اصلاحات لازم را انجام دهیم.

سپردن مسئولیت کارهای کم‌اهمیت به دیگران
همان‌طور که پیشتر هم اشاره شد، فعالیت‌هایی که فوری نبوده و از عهده سایر کارمندان برمیاید را می‌توانیم به آن‌ها محول کنیم. به علاوه، سپردن وظایف خود به دیگران، ثابت می‌کند که ما به‌درستی از مهارت‌ و توانایی هم‌تیمی‌های خود اطمینان داریم. از سوی دیگر، این احساس در کارمندان شکل می‌گیرد که آن‌ها نیز بخشی از تیم هستند.

بنابراین، در صورت انتقال بخشی از وظایف به دیگران، حجم کاری خود را به طرز چشم‌گیری کاهش داده و می‌توانیم بر روی کارهایی که از اولویت بالایی نزد ما برخوردار هستند، متمرکز شویم. البته فراموش نکنیم که پس از واگذاری یک کار، باید پیگیری‌های لازم را انجام داده و از پیشروی آن اطمینان حاصل کنیم. همچنین، وظایفی که به دیگران می‌سپریم مبتنی بر توانمندی‌های آن‌ها باشد.

مردی در حال لبخند زدن در دفتری بزرگ و زیبا

انجام تکنیک‌های مرتبط با مدیریت استرس
جهت مدیریت سطح استرس و به حداکثر رساندن میزان کارآمدی خود، نیازمند استراحت کافی در طول ساعات کاری هستیم. راه‌های متعددی برای کاهش استرس وجود دارد. در ادامه، برخی از آن‌ها را معرفی می‌کنیم.

ورزش هوازی روزانه
مراقبه و ذهن‌آگاهی
ارتباط با طبیعت
مقابله با افکار فاجعه‌ساز
خواب کافی
استراحت‌های کوتاه
آشنایی با تکنیک‌های کاهش استرس و مدیریت زمان تأثیر متقابلی بر روی یکدگیر دارند. مدیریت زمان به ما کمک می‌کند که استرس کمتری را تجربه کنیم. همچنین، احساس کنترل بیشتری بر زندگی خواهیم داشت. از آن‌سو، کاهش استرس نیز باعث می‌شود تا مدیریت زمان بیشتری داشته باشیم.

تمرکز بر روی یک کار مشخص
فکر کردن و انجام چند کار به صورت هم‌زمان (Multi Tasking) ممکن است باعث کاهش تمرکز و دقت ما هنگام جابه‌جایی میان کارهای مختلف شود. بنابراین، بهتر است تا هر بار بر روی یک کار تمرکز کنیم. اما نکته جالب اینجاست که تمرکز بر روی یک کار، باعث افزایش سرعت ما هنگام انجام آن و در نهایت صرفه‌جویی در زمان ما می‌شود.

محدودساختن عوامل موثر در ایجاد حواس‌پرتی
یکی از روش‌های افزایش تمرکز خود بر روی یک کار و جلوگیری از انجام چندکار به صورت هم‌زمان، محدودساختن عواملی است که باعث حواس‌پرتی و ایجاد وقفه می‌شود. بنابراین در گام اول، یک لیست از تمام چیزهایی که موجب می‌شود تا هنگام کار خود، سرگرم امور دیگری شویم را تهیه و در گام دوم، تمامی آن‌ها را حذف کنیم. به عنوان مثال، اگر می‌خواهیم تا به مدت 40 دقیقه برای نوشتن یک سند وقت بگذاریم، در طی این مدت باید تمامی اعلان‌های تلفن خود را نادیده بگیریم.

مردی در کتاب‌خانه در حال فعالیت درسی و کار کردن

تشویق خود
به چیزهایی فکر کنیم که می‌توان از آن‌ها برای پاداش به خود جهت انجام کارهای پرچالش استفاده کنیم. برای مثال، وقتی که برای یک ساعت مشغول تهیه پیش‌نویس سند خود شدیم، می‌توانیم زمانی را به عنوان پاداش، در شبکه‌های اجتماعی مشغول شویم.

خودآگاهی
یک راه بسیار ساده برای بهبود مهارت مدیریت زمان، افزایش خودآگاهی است. دانستن اینکه چه زمانی بیشترین بهره‌وری را داریم، می‌تواند به ما جهت انجام وظایف خود در بهترین زمان ممکن کمک کند. به طور مثال، اگر صبح‌ها تمرکز و خلاقیت ما بیشتر است، می‌توانیم این زمان را به نوشتن اختصاص دهیم. از طرفی، اگر می‌دانیم که سطح انرژی ما در بعدازظهرها کاهش میابد، باید کارهایی را در نظر بگیریم که به انرژی کمی نیاز دارند؛ مانند خواندن اسناد مختلف.

مدیری در حال فکر کردن در دفتری بزرگ و لاکچری که پنجره‌های بزرگ و نورگیر