مردی که در حال کار کردن به ساعت مچی خود نگاه میکند و با کمک آن، سعی دارد تا مدیریت زمان انجام دهد.
آمارها در کشورهای توسعه‌یافته نشان می‌دهد که 64% از کارمندان، حین کار از وب‌سایت‌های غیرمرتبط بازدید می‌کنند که باعث کاهش سهم قابل توجه‌ای از بهره‌وری آن‌ها می‌شود. از سوی دیگر، 31% از کارگران نیز به صورت روزانه، دست‌کم یک ساعت از زمان خود در محل کار را هدر می‌دهند. در حالی‌که اگر بدانیم مهارت مدیریت زمان را چگونه بهبود دهیم، گام بزرگی در مهارت‌های نرم خود برداشته‌ایم و همچنین، احتمال موفقیت فردی و حرفه‌ای خود را به طرز چشم‌گیری افزایش خواهیم داد. تعیین هدف، برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی، ارتباط مؤثر، استراحت دادن به خود و مرتب نگه داشتن محیط کار تنها بخشی از روش‌هایی است که می‌توان برای مدیریت زمان استفاده کرد. در ادامه این مطلب از مجله علمی چیرگی، قصد داریم تا تمامی روش‌های تقویت مهارت مدیرت زمان را به صورت کامل معرفی کنیم.
روش‌های مدیریت زمان
1. تعیین هدف
2. برنامه‌ریزی
3. اولویت‌بندی امور
4. تعیین ضرب‌الاجل
5. شروع کار در ابتدای روز
6. استراحت دادن به خود
7. عدم ترس از شکست و به تعویق انداختن کارها
8. تمرین «نه» گفتن
9. انضباط فردی (شخصی)
10. مرتب نگه داشتن محیط کار خود
11. مدیریت جلسات و ملاقات‌ها
12. واگذاری وظایف به دیگران
13. برقراری ارتباط موثر با دیگران
14. استفاده از اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت زمان
15. تمرکز بر روی یک کار
16. تقویت عادت‌های خوب خود 17. کاهش عوامل موثر در ایجاد حواس‌پرتی
18. مقابله با استرس
مهارت مدیریت زمان چیست؟
به هنر برنامه‌ریزی موثر، اولویت‌بندی کارها و اختصاص دقیق فرصت‌های خود به فعالیت‌های متناسب، مدیریت زمان گفته می‌شود. مهارت مدیریت زمان ما را قادر می‌سازد تا فعالیت‌ها و وظایف خود را در به‌موقع و طبق برنامه‌ریزی پیش ببریم. همچنین، بهره‌وری بالاتری داشته و در زمان محدود، به نتایج بیشتری دست پیدا کنیم. مهارت مدیریت زمان سه رکن اساسی دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم.
اولویت‌بندی
سازماندهی وظایف
تخصیص مقدار زمان لازم برای انجام امور مختلف
این مهارت به ما کمک میکند تا فعالیت‌های کاری خود را به‌موقع انجام دهیم و از دستپاچگی جلوگیری کنیم. تخمین درست مقدار زمان لازم برای هر کار، به کاهش استرس و اضطراب ما نیز کمک میکند. به علاوه، مهارت مدیریت زمان این امکان را به افراد می‌دهد تا کنترل زندگی حرفه‌ای و شخصی خود را به‌طور کامل در دست بگیرند.
همچنین، کسانی که زمان خود را به‌خوبی مدیریت می‌کنند، خوش‌قول بوده و تعهد بیشتری نسبت به ضرب‌الاجل‌های زمانی دارند. بنابراین، مهارت مدیریت زمان به ما کمک میکند تا از اعتبار و جایگاه به مراتب بالاتری نزد دیگران برخوردار شویم. اکنون که با تعریف مدیریت زمان آشنا شدیم، وقت آن است تا بدانیم مهارت مدیریت زمان را چگونه بهبود دهیم.
مدیری در حال فعالیت کاری در حالی‌که ساعت بزرگی بر روی دیوار پشت او قرار دارد و در حال مدیریت زمان است
مهارت مدیریت زمان را چگونه بهبود دهیم؟
برای تقویت مهارت مدیریت زمان روش‌های متعددی از جمله برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی امور، مرتب نگه داشتن محیط کار، واگذاری وظایف به دیگران و تقویت عادت‌های خود وجود دارد. در ادامه این مطلب از مجله علمی چیرگی، تمامی این موارد را نام می‌بریم.
تعیین هدف
برنامه‌ریزی
اولویت‌بندی امور
تعیین ضرب‌الاجل
شروع کار در ابتدای روز
استراحت دادن به خود
عدم ترس از شکست و به تعویق انداختن کارها
تمرین «نه» گفتن
انضباط فردی (شخصی)
مرتب نگه داشتن محیط کار خود
مدیریت جلسات و ملاقات‌ها
واگذاری وظایف به دیگران
برقراری ارتباط موثر با دیگران
استفاده از اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت زمان
تمرکز بر روی یک کار
تقویت عادت‌های خوب خود
کاهش عوامل موثر در ایجاد حواس‌پرتی
مقابله با استرس
با ما همراه باشید تا در ادامه، همه موارد بالا را به صورت کامل توضیح دهیم.
1. تعیین هدف
تعیین اهداف خود در زمینه‌های مختلف باعث مشخص شدن مسیر ما می‌شود. نکته‌ای که نباید از آن غافل شویم این است اهداف ما باید به صورت کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلند‌مدت باشند. به علاوه، تمام اهداف باید به صورت منطقی و واقع‌گرایانه انتخاب شوند. چراکه اهداف دست‌نیافتنی، نتیجه‌ای به جز دل‌سردی و ناامیدی به همراه ندارند.
در زمان نوشتن اهداف خود، می‌توانیم از تکنیک SMART برای نتایج بهتر استفاده کنیم. این تکنیک دارای پنج مرحله است و یکی از بهترین شیوه‌های هدف‌گذاری موجود در جهان به‌شمار می‌آید. در ادامه، تمام مراحل موجود در تکنیک SMART را معرفی می‌کنیم.
تعیین اهداف خاص (Specific)
قابل اندازه‌گیری (Measurable)
قابل دستیابی (Attainable)
مرتبط و مبتنی بر زمان مشخص (Relevant)
امکان قرار دادن در بازه زمانی (Time Bounded)
فردی در حال هدف‌گذاری ذهنی در دفتری بسیار بزرگ و زیبا
2. برنامه‌ریزی
مدیریت زمان مؤثر، چیزی نیست که به صورت تصادفی بدست بیاید. بنابراین، به منظور بهره‌مندی از این مهارت نیازمند برنامه‌ریزی هستیم. با کمک تقویم خود می‌توانیم تمامی فعالیت‌ها، جلسات، پروژه‌ها، ملاقات‌ها و سایر امور خود را به همراه مقدار زمان لازم برای انجام هر کدام تنظیم کنیم. به علاوه، توصیه می‌شود تا در انتهای هر روز عملکرد خود را مرور کرده و از اینکه هنوز در راستای برنامه خود حرکت می‌کنیم، مطمئن شویم.
3. اولویت‌بندی امور
اولویت‌بندی عنصری کلیدی در افزایش بهره‌وری و کاهش اتلاف وقت است. بنابراین، ضروری است تا تمامی کارها و وظایف خود را اولویت‌بندی کرده و براساس دو ملاک میزان اهمیت و فوریت، به هر یک از آن‌ها رسیدگی کنیم. همه کارهای ما با توجه به این دو ملاک، به چهار دسته تقسیم می‌شوند که در ادامه هر کدام از آن‌ها را بیان می‌کنیم.
مهم و فوری: کارهای مهم و فوری که در همان لحظه باید انجام شوند.
مهم و غیرفوری: کارهای مهم و غیرفوری که نیازمند برنامه‌ریزی برای انجام، در اولین فرصت ممکن هستند.
کم‌اهمیت و فوری: کارهای غیرمهم و فوری که قابلیت واگذاری به دیگران دارند.
کم‌اهمیت و غیرفوری: کارهای غیرمهم و غیرفوری که احتیاجی به انجام آن‌ها نیست.
بنابراین، اگر همه کارهای خود را در یکی از چهار گروه بالا قرار دهیم، به‌راحتی می‌توانیم وظایف خود را براساس میزان اهمیت و فوریت، به سرانجام برسانیم. به خاطر داشته باشیم که عدم آگاهی از اولویت‌ها منجر به اتلاف وقت و انجام کارهای غیرمهم و غیرفوری می‌شود.
4. تعیین زمان اتمام پروژه
پس از تعیین هدف، برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی، نوبت به مشخص نمودن ضرب‌الاجل‌های واقع‌بینانه می‌رسد. با این کار دیگر اجازه سستی و اهمال کاری به خود نخواهیم داد. بنابراین، یک زمان مشخص برای اتمام هر فعالیت خود در نظر بگیریم. در تعیین زمان اتمام پروژه، بیشترین آسیب‌پذیری را نسبت به کمال‌گرایی داریم. توجه داشته باشیم که بازه‌های زمانی کوتاه را برای انجام فعالیت‌های سخت یا پرکار قرار ندهیم. همچنین، به زمان‌های مورد نیاز برای استراحت نیز توجه داشته باشیم.
5. شروع کار در ابتدای روز
اگر به دنبال بهره‌برداری از نهایت زمان خود هستیم، ضروری است تا روز خود را خیلی زود شروع کنیم. اکثر افراد موفق، صبح زود از خواب بیدار شده و برنامه خود را مرور می‌کنند. به علاوه، ذهن ما در اوایل روز پرانرژی‌تر و خلاق‌تر است. بنابراین، در این زمان حداکثر بهره‌وری را خواهیم داشت. البته برخی افراد Evening Type هستند و با شروع شب، انرژی بیشتری برای فعالیت به‌دست می‌آورند. در این صورت، می‌توانیم فعالیت‌های مهم را به شب منتقل کنیم. در هر حال، مهم این است که به‌خوبی بدانیم چه زمان‌هایی بیشترین انرژی ذهنی را برای انجام فعالیت داریم و در ادامه، کارهای دشوارتر و پیچیده‌تر را به آن زمان منتقل کنیم.
فردی در حال کار کردن در دفتری بسیار بزرگ و لاکچری و زیبا
6. استراحت دادن به خود
استراحت کوتاه در طول روز با بازیابی انرژی ذهنی و فعالیت فکری سریع‌تر همراه است. در نتیجه، باعث می‌شود تا زمان ما به طرز چشم‌گیری مدیریت شود و راحت‌تر بتوانیم به برنامه‌های خود برسیم. این امر همچنین، باعث کاهش فشار و استرس شده و می‌تواند جسارت و خلاقیت ما را برای مواجهه با چالش‌های پیش‌رو تقویت کند.
7. عدم ترس از شکست و به تعویق انداختن کارها
هنگامی که از انجام یک کار (به‌خصوص اموری که می‌خواهیم برای اولین بار انجام دهیم) واهمه داشته و از انجام آن خودداری می‌کنیم، دو اتفاق برای ما رخ می‌دهد. اول اینکه تمایل داریم آن را به تعویق بیندازیم و دوم اینکه به صورت مداوم به آن فکر می‌کنیم؛ همین امر باعث می‌شود تا انرژی زیادی از دست داده و استرس بیشتری را متحمل شویم.
در نتیجه، اگر ملزم به انجام کاری هستیم، پس آن را در زمان درست خودش به سرانجام برسانیم. در غیر این صورت، فشار روانی زیادی را به خودمان تحمیل خواهیم کرد. در عین حال، به خاطر داشته باشیم که وقتی کاری را از امروز به فردا منتقل می‌کنیم، وظایف فردا را نیز به ناچار باید به روز دیگری بسپاریم. به این ترتیب، حجم قابل توجه‌ای از زمان خود را از دست می‌دهیم.
8. تمرین «نه» گفتن
بسیاری از افراد تصور می‌کنند که تمامی وظایف و مسئولیت‌هایی که به آن‌ها واگذار می‌شود را باید قبول کنند. ریشه این اتفاق می‌تواند دلایل مختلفی باشد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم.
کمال‌گرایی
عدم اعتمادبه‌نفس کافی
تأثیرگذاری مثبت بر دیگران
راضی نگه داشتن دیگران
اولویت‌بندی نکردن کارها
به هر جهت، هرگاه یکی از دوستان یا همکاران درخواستی را مطرح کرد، ابتدا بررسی کنیم که انجام این کار نیازمند چه مقدار از زمان ماست. سپس، از خودمان بپرسیم که آیا انرژی و توجیه کافی برای انجام آن را داریم یا خیر؛ اگر پاسخ منفی بود، بدون تردید درخواست فرد مقابل را رد کنیم.
مدیری در حال نشان دادن کف دست خود به نیروی خویش که به معنای امتناع و نه گفتن است.
9. خویشتن‌داری
خویشتن‌داری یا نظم ذهنی، به‌معنای توانایی تحمل سختی‌های مسیر کاری و باقی‌ماندن در فرایندهای برنامه‌ریزی است. این توانایی به ما کمک میکند تا بر روی اهداف تمرکز کرده و فارغ از هر گونه تلنگر از سوی دیگران اشاره دارد. به بیانی دیگر، فرد منضبط کسی است که به صورت خودجوش وظایف و امور مربوط به خودش را انجام می‌دهد.
10. مرتب نگه داشتن محیط کار خود
شاید در نگاه اول وقتی از خودمان سوال می‌کنیم که مهارت مدیریت زمان را چگونه بهبود دهیم، ارتباطی میان آن با مرتب نگه داشتن فضای کاری خود پیدا نکنیم. اما مسئله مهم این است که نظم و آراستگی محل کار، نقش بسزایی در کاهش استرس و اضطراب ما ایفا میکند. به علاوه، میز کاری مرتب یک کارمند نشانگر تسلط او بر امور است.
همچنین، وقتی که تمامی مدارک، اسناد و هر چیز دیگر را در جای مخصوص خودش قرار می‌دهیم، در کمترین زمان ممکن به آن دسترسی خواهیم داشت. زیرا احتیاجی به جستجو و صرف وقت برای پیدا کردن آن نداریم.
فردی که در دفتر کار تمیز و لاکچری خود در حال فعالیت کاری است.
11. مدیریت جلسات و ملاقات‌ها
به منظور مدیریت درست زمان خود، از همه جلسات غیرضروری و غیرمفید خودداری کنیم. برای ایجاد یک قرار ملاقات سازنده و کارآمد کافی است تا موارد زیر را رعایت کنیم.
تعیین اهداف جلسه
مشخص کردن مدت زمان جلسه
دعوت از افراد مناسب برای همراهی در گردهمایی
دریافت بازخورد از تک‌تک اعضا
12. واگذاری وظایف به دیگران
در صورتی که بدانیم هر کارمند از عهده چه کاری برمی‌آید، می‌توانیم وظایف متناسب با آن را محول کنیم. به علاوه، تفویض اختیارات ثابت میکند که ما به‌درستی از مهارت و توانایی کارکنان خود بهره‌برداری می‌کنیم. از سوی دیگر، این احساس در کارمندان شکل می‌گیرد که آن‌ها نیز بخشی از تیم هستند.
بنابراین، در صورت انتقال بخشی از وظایف به دیگران، حجم کاری خود را به طرز چشم‌گیری کاهش داده و می‌توانیم بر روی کارهایی که از اولویت بالایی نزد ما برخوردار هستند، متمرکز شویم. البته فراموش نکنیم که پس از واگذاری یک کار، باید پیگیری‌های لازم را انجام داده و از پیشروی آن اطمینان حاصل کنیم.
دو کارمند که در حال فعالیت کاری با یکدیگر هستند و در مورد موضوعات و مسائل مختلف تبادل نظر می‌کنند.
13. برقراری ارتباط موثر با دیگران
مهارت ارتباطی قوی شامل ارتباط کلامی و نوشتاری می‌شوند. مهارت‌های ارتباط موثر ما را قادر می‌سازد تا انتظارات و ضرب‌الاجل‌های زمانی خود را با سایر همکاران در میان بگذاریم. این امر باعث ایجاد هماهنگی بهتر، افزایش بهره‌وری و در نهایت، کاهش اتلاف وقت می‌شود.
مهارت‌های ارتباطی یکی از معدود مهارت‌های نرمی است که در همه زمینه‌ها از جمله مدیریت زمان کاربرد دارد. بنابراین تقویت مهارت‌های ارتباطی علاوه بر مدیریت زمان، بر سایت مهارت‌های دیگر نیز اثرگذار است.
14. استفاده از اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت زمان
اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهای متعددی در خصوص مدیریت زمان وجود دارند که استفاده از آن‌ها کمک زیادی به ما میکند. این نرم‌افزارها ما را قادر می‌سازد تا بتوانیم به‌راحتی برنامه‌های روزانه خود را تنظیم کرده و در زمان مورد نظر انجام دهیم. با کمک این اپلیکیشن‌ها می‌توانیم برنامه‌های واقعی‌تر و دقیق‌تری ایجاد کرده و مانع از حواس‌پرتی حین انجام وظایف خود شویم. برخی از ان برنامه‌ها شامل موارد زیر هستند.
Rize
Rescue Time
Notion
Toggl
freedom
Alarmy
15. تمرکز بر روی یک کار
انجام دادن چند کار مختلف به صورت هم‌زمان ممکن است باعث کاهش تمرکز و دقت ما هنگام جابه‌جایی میان امور مختلف شود. بنابراین، توصیه می‌شود تا هر بار بر روی یک کار مشخص متمرکز شویم. به علاوه، تمرکز بر روی یک کار، باعث افزایش سرعت ما هنگام انجام آن و صرفه‌جویی در زمان ما می‌شود.
کارمندی در حال تمرکز بر روی فعالیت کاری خود در حالی که استرس دارد.
16. تقویت عادت‌های خوب خود
برنامه‌ریزی زمانی و زندگی مبتنی بر مدیریت زمان به‌هیچ عنوان آسان نیست و نیاز به تلاش دارد. هنگامی که کاری را در راستای برنامه‌ریزی زمانی انجام می‌دهیم، بهتر است تا آن دستاورد یا موفقیت بدست آمده را با دادن یک پاداش به خود جشن بگیریم. این پیشرفت می‌تواند افزایش بازدهی، افزایش ساعت کاری یا حتی پیشرفت با برنامه‌ریزی باشد. در ادامه، برخی از این پاداش‌ها را نام می‌بریم.
سفارش پیتزا یا غذای مورد علاقه در انتهای روز
دیدن یک قسمت از سریال مورد علاقه در انتهای روز
تلفن به یکی از دوستان صمیمی در میانه روز
پیاده‌روی در پارک در انتهای روز
رفتن به سینما در انتهای هفته
رفتن به کوه یا ورزش‌های سالنی در انتهای هفته
رفتن به مسافرت در انتهای ماه
ثبت‌نام در تورهای طبیعت‌گردی در انتهای هفته یا ماه
رفتن به بانجی‌جامپینگ، رودگردی یا کارتینگ در انتهای هفته یا ماه
با پاداش دادن به خود، استرس ما کاهش می‌یابد، احساس ارزشمندی می‌کنیم و انگیزه بیشتری برای ادامه کار خواهیم داشت.
17. کاهش عوامل موثر در ایجاد حواس‌پرتی
یکی از روش‌های افزایش تمرکز خود بر روی یک کار، محدودساختن عواملی است که باعث حواس‌پرتی و ایجاد وقفه می‌شود. مغز انسان در هر زمان می‌تواند تنها بر یک موضوع تمرکز کند و انجام چند کار در یک زمان (Multi tasking)، باعث می‌شود تا ذهن در ثانیه بر روی یک موضوع تمرکز کند. این فرایند با آسیب‌های زیادی همراه است که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم.
خستگی سریع ذهن
افزایش بی‌دقتی
کاهش سرعت فعالیت
کاهش انگیزه
افزایش احتمال شکست
بنابراین با اینکه در مرتبه اول انجام چند کار به‌نظر با افزایش بهره‌وری همراه است، اما پژوهش‌های متعددی نشان داده‌اند که انجام چندکار در یک زمان با کاهش بهره‌وری و از بین رفتن تمرکز همراه است.
برای جلوگیری از فعالیت موازی، می‌توانیم تمرینی را در دو گام انجام دهیم.
گام اول: یک لیست از تمام چیزهایی که موجب می‌شود تا هنگام کار خود، سرگرم امور دیگری شویم.
گام دوم: تمامی آن‌ها را حذف کنیم.
به عنوان مثال، اگر می‌خواهیم تا به مدت 40 دقیقه برای نوشتن یک مطلب وقت بگذاریم، در طی این مدت باید تلفن همراه خود را کنار بگذاریم و به آن بی‌توجهی کنیم.
مردی که بر روی فعالیت‌های کاری خود متمرکز شده است.
18. مقابله با استرس
عدم مدیریت استرس می‌تواند بر میزان بهره‌وری ما تأثیر بگذارد. استرس و اضطراب، در شرایط بحرانی و عدم کنترل بازه‌های زمانی به‌وجود می‌آید. بویژه در زمان‌هایی که می‌خواهیم کاری فراتر از قابلیت‌ها یا انتظارت خود انجام دهیم، استرس می‌تواند کارکرد ما را از حالت معمول نیز پایین‌تر بیاورد. در چنین شرایطی، تشخیص اینکه چه کاری باعث حفظ خونسردی و آرامش ما می‌شود، بسیار حائز اهمیت است. در ادامه، راهکارهای کاهش استرس را معرفی می‌کنیم.
وقفه و استراحت کوتاه از کار
ورزش‌های هوازی کوتاه و روزمره
مراقبه و ذهن‌آگاهی
گوش دادن به موسیقی آرامش‌بخش
گفتگو با دوستان حمایت‌گر
اگر استرس زیادی را در انجام کارها تجربه می‌کنیم، ممکن است دچار کمال‌گرایی شده باشیم. در این صورت، می‌توانیم از خدمات روانشناسی استفاده کنیم.
اهمیت مهارت مدیریت زمان چیست؟
اگر تمایل داریم تا ویژگی‌های افراد کاریزماتیک را در خود پرورش دهیم، نیاز ضروری به تقویت مهارت مدیریت زمان داریم. کمک به افزایش تمرکز، افزایش اعتمادبه‌نفس، بهبود تصمیم‌گیری و رسیدن به اهداف شخصی و سازمانی، تنها بخشی از مزایای مهارت مدیریت زمان است. حال که به‌خوبی می‌دانیم مهارت مدیریت زمان را چگونه بهبود دهیم، خوب است تا به اهمیت آن نیز اشاره کنیم.
برخورداری از اعتبار و شهرت حرفه‌ای در محل کار
افزایش بهره‌وری و کارآمدی
کاهش استرس و اضطراب
دستیابی به اهداف شخصی و سازمانی
تقویت انگیزه درونی برای رشد و پیشروی
رعایت ضرب‌الاجل‌های زمانی
بهبود کیفیت کار
تقویت اعتمابه‌نفس
ایجاد تعادل میان زندگی شخصی و حرفه‌ای
جلوگیری از عدم به تعویق انداختن کارها
برخورداری از زمان آزاد برای تفریح، مطالعه و سایر فعالیت‌های دیگر
افزایش تمرکز و کاهش حواس‌پرتی
