تا زمانی که نتوانیم از تکنیک های مدیریت زمان استفاده کنیم، مطالعه این تکنیک‌ها به‌تنهایی برای افزایش بهره‌وری کافی نیست. در این راستا، نمودارها و جداول مدیریت زمان مانند ماتریس آیزنهاور یا نمودار گانت به ما کمک می‌کند تا از آموخته‌های خود استفاده کنیم و همچنین، بهره‌وری بیشتری در فعالیت‌های کاری داشته باشیم. در این مطلب از بلاگ چیرگی، به‌طور کامل با بهترین جداول مدیریت زمان آشنا می‌شویم.

معرفی جامع انواع جداول مدیریت زمان

جداول مدیریت زمان متعددی در دنیا وجود دارد که ۶ مورد از مهم‌ترین آن‌ها را در ادامه نام می‌بریم.

1. «ماتریس آیزنهاور» (Eisenhower Matrix)
2. «نمودار گانت» (Gantt Chart)
3. «تقویم هفتگی» (Weekly Planner)
4. «جدول برنامه روزانه» (Daily Schedule Chart)
5. جدول «بلوکه کردن زمان» (Time Blocking)
6. جدول «ثبت زمان» (Time Log Table)

حال که با انواع جداول مدیریت زمان آشنا شده‌ایم، هر کدام از آن‌ها را به‌طور کامل توضیح می‌دهیم.

۱. ماتریس آیزنهاور

«ماتریس آیزنهاور» (Eisenhower Matrix) یکی از پرکاربردترین ابزارهای مدیریت زمان است که توسط دوایت آیزنهاور، رئیس‌جمهور آمریکا، مطرح شد. این ماتریس بر مبنای دو محور فوریت و اهمیت طراحی شده است و وظایف را به چهار دسته تقسیم می‌کند.

• مهم و فوری: وظایفی که باید فوراً انجام شوند. مثل پاسخ به مشکلات اضطراری.
• مهم و غیرفوری: وظایفی که به برنامه‌ریزی نیاز دارند. مانند توسعه مهارت‌های حرفه‌ای.
• فوری ولی غیرمهم: کارهایی که فوریت دارند اما به نتیجه مهمی منجر نمی‌شوند، مثل تماس‌های غیرضروری.
• غیرمهم و غیرفوری: وظایف بی‌اهمیت که می‌توانند حذف شوند، مانند مرور شبکه‌های اجتماعی.

مطالعات نشان داده‌اند که استفاده از این ماتریس از جداول مدیریت زمان، می‌تواند به کاهش استرس و افزایش بهره‌وری کمک کند. با تمرکز بر وظایف مهم و اجتناب از کارهای غیرضروری، افراد زمان بیشتری برای کارهای استراتژیک به‌دست می‌آورند​.

مراحل ترسیم جدول آیزنهاور

برای ترسیم جدول آیزنهاور، کافی‌ست که یک خط افقی کشیده و خطی عمودی از میان آن عبور دهید تا بعلاوه «+» درست شود. در ادامه، مراحل را به‌صورت کامل معرفی می‌کنیم.

1. یک جدول ساده 2×2 رسم کنید.
2. برچسب‌ها را به چهار قسمت مختلف اضافه کنید: “مهم و فوری”، “مهم ولی غیرفوری”، “فوری ولی غیرمهم” و “غیرفوری و غیرمهم”.
3. وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت در هر یک از این دسته‌ها قرار دهیم.

مثال اول

اگر کارمند یک آژانس هستیم و یک مشتری کلیدی درخواست اصلاحات فوری داشته باشد، این کار در دسته “مهم و فوری” قرار می‌گیرد. در حالی که جلسات هفتگی می‌تواند در دسته “مهم و غیرفوری” باشد که برنامه‌ریزی بهتری برای آن لازم است.

مثال دوم

حال مثالی عملیاتی از جدول آیزنهاور معرفی می‌‌کنیم.

• مهم و فوری: حل مشکلات مشتریان
• فوری ولی غیرمهم: بررسی ایمیل‌های روزانه
• مهم ولی غیرفوری: توسعه مهارت‌های جدید
• غیرفوری و غیرمهم: مرور شبکه‌های اجتماعی

۲. نمودار گانت

«نمودار گانت» (Gantt Chart) یک ابزار بصری برای نمایش زمان‌بندی پروژه‌ها است و مراحل مختلف پروژه را با زمان اختصاص‌یافته به هر بخش نشان می‌دهد. این روش به مدیریت و پیگیری پروژه‌ها کمک می‌کند و همچنین امکان شناسایی وابستگی‌ها بین وظایف را فراهم می‌سازد. همچنین، این نمودار به مدیران پروژه کمک می‌کند تا وضعیت پروژه‌ها را به‌صورت کلی و در یک بازه زمانی مشخص مشاهده کنند و در ادامه، وظایف را با یکدیگر هماهنگ کنند.

تحقیقات نشان می‌دهند که استفاده از نمودار گانت در پروژه‌های پیچیده می‌تواند زمان‌بندی‌ها را بهبود بخشد و همچنین، به هماهنگی بهتر تیم‌ها کمک کند. مطالعاتی در مدیریت پروژه نشان داده‌اند که این ابزار می‌تواند خطاهای برنامه‌ریزی را تا ۲۰ درصد کاهش دهد​.

مراحل ترسیم نمودار گانت چارت

در این بخش، شیوه ترسیم نمودار گانت چارت را در سه مرحله توضیح می‌دهیم.

1. محور افقی (زمان) و محور عمودی (وظایف) رسم کنید.
2. برای هر وظیفه، خطی در امتداد محور زمان رسم کنید که مدت‌زمان اختصاص داده‌شده به آن وظیفه را نشان می‌دهد.
3. وابستگی وظایف به یکدیگر را با فلش‌ها مشخص کنید.

نمودار گانت یکی از جداول مدیریت زمان معروف در حوزه مدیریت پروژه است.

مثال اول

برای یک پروژه طراحی وب‌سایت، می‌توان بخش‌های مختلف پروژه مانند طراحی، توسعه و تست را در نمودار گانت نمایش داد تا به‌صورت دقیق زمان‌بندی انجام هر بخش مشخص شود.

مثال دوم

در ادامه، مثالی عملیاتی از محتوای داخل نمودار گانت‌چارت معرفی می‌کنیم.

• کار ۱: طراحی اولیه (روزهای ۱ تا ۷)
• کار ۲: توسعه وب (روزهای ۵ تا ۱۰)
• کار ۳: تست و نهایی‌سازی (روزهای ۹تا ۱۲)

۳. تقویم هفتگی

«تقویم هفتگی» (Weekly Planner) یک جدول ساده است که برای برنامه‌ریزی وظایف و فعالیت‌های هر روز از هفته استفاده می‌شود. این تقویم به کاربران کمک می‌کند تا وظایف خود را بر اساس روزهای هفته تقسیم‌بندی کرده و دید کلی از کارهای پیش‌رو داشته باشند.

استفاده از تقویم هفتگی به سازماندهی بهتر وظایف و همچنین، کاهش اضطراب ناشی از فراموشی کمک می‌کند. تحقیقات نشان داده‌اند که کاربران با استفاده منظم از این تقویم‌ها می‌توانند بهتر برنامه‌ریزی کنند و به اهداف بلندمدت خود برسند​.

مراحل ترسیم تقویم هفتگی

به‌یقین بارها انواع تقویم هفتگی را در طول زندگی دیده‌ایم. در این بخش، این جدول را توضیح می‌دهیم.

1. یک جدول با ستون‌هایی برای هر روز هفته ترسیم کنید.
2. برای هر روز، وظایف، جلسات یا کارهایی که باید انجام دهید را وارد کنید.
3. در پایان هفته، بررسی کنید که چه میزان از برنامه خود را انجام داده‌اید.

مثال اول

یک کارمند می‌تواند جلسات کاری، وظایف مهم و زمان‌بندی برای کارهای پروژه‌ای را در این تقویم وارد کند و هر روز آن‌ها را بررسی کند تا وظایف عقب‌مانده نداشته باشد.

مثال دوم

در این بخش، مثالی عملیاتی از جدول برنامه‌ریزی هفتگی می‌زنیم.

• دوشنبه: جلسه پروژه
• سه‌شنبه: تحقیق و توسعه
• چهارشنبه: گزارش‌گیری
• پنج‌شنبه: طراحی
• جمعه: نهایی‌سازی

۴. جدول برنامه روزانه

«جدول برنامه روزانه» (Daily Schedule Chart) برای مدیریت دقیق روزانه و جلوگیری از اتلاف وقت به‌کار می‌رود. با وارد کردن وظایف روزانه به همراه زمان‌بندی دقیق برای هرکدام، می‌توان بهره‌وری روزانه را به‌طور چشمگیری افزایش داد. تحقیقات نشان داده‌اند که استفاده از برنامه روزانه باعث کاهش ۲۰ درصدی در اتلاف زمان می‌شود و همچنین، به افراد کمک می‌کند تا به‌موقع به کارهای خود برسند​.

مراحل ترسیم جدول برنامه‌ریزی روزانه

جدول برنامه‌ریزی روزانه مبتنی بر تعداد ساعت‌های موجود در طول روز است. در ادامه، این جدول را معرفی می‌کنیم.

1. یک جدول با ستون‌هایی برای ساعات روز ترسیم کنید.
2. وظایف و فعالیت‌های خود را بر اساس زمان وارد کنید.
3. هر فعالیت را در بازه زمانی مربوط به خود قرار دهید و پایان روز عملکرد خود را ارزیابی کنید.

مثال اول

یک دانشجو می‌تواند برنامه روزانه خود را به‌صورت دقیق در این جدول وارد کند. به‌طور مثال، از ساعت ۹ تا ۱۱ صبح برای مطالعه درس‌های تئوری و در ادامه، از ساعت ۱۱:۳۰ تا ۱۳ بعدازظهر برای آماده‌سازی پروژه عملی صرف کنیم.

مثال دوم

حال می‌توانیم مثالی عملیاتی از جدول روزانه بیان کنیم.

• از ساعت ۹:۰۰ تا۱۱:۰۰: مطالعه
• از ساعت ۱۱:۳۰  تا۱۳:۰۰: نوشتن مقاله
• از ساعت ۱۴:۰۰ تا ۱۵:۳۰: جلسه پروژه

این مدل از جداول مدیریت زمان نیاز به انضباط بالایی دارند که هر روز به‌طور کامل نوشته و اجرا شود. در نتیجه، برای افرادی که شخصیت منضبطی ندارند چندان پیشنهاد نمی‌شود.

۵. جدول بلوکه کردن زمان

«بلوکه کردن زمان» (Time Blocking) به معنی اختصاص دادن بازه‌های زمانی مشخص به وظایف خاص است. این تکنیک تمرکز را افزایش داده و از انجام چند کار به‌طور همزمان جلوگیری می‌کند. در این تکنیک، بازه‌های زمانی مشخصی برای انجام وظایف خاص اختصاص داده می‌شود.

به این صورت، هر بازه زمانی فقط به یک کار اختصاص می‌یابد و هیچ کار دیگری نباید در آن زمان انجام شود. مطالعات نشان داده‌اند که مدل از جداول مدیریت زمان می‌تواند بهره‌وری را تا ۳۰ درصد افزایش دهد. جدول بلوکه کردن زمان به افراد کمک می‌کند تا تمرکز خود را حفظ کرده و از حواس‌پرتی جلوگیری کنند​.

مراحل ترسیم جدول تکنیک بلاک کردن

جدول بلاک کردن شباهت قابل توجهی به جدول برنامه‌ریزی روزانه دارد اما سعی شده تا در این جدول، هر فعالیت در یک بازه زمانی مشخص انجام شود. در ادامه، مراحل ترسیم جدول را بیان می‌کنیم.

1. یک جدول با ستون‌هایی برای ساعات روز ترسیم کنیم.
2. هر بازه زمانی را به یک کار خاص اختصاص دهیم.
3. اطمینان حاصل کنید که بین بلاک‌ها زمان‌های استراحت را در نظر گرفته‌ایم.

مثال اول

برای نوشتن مقاله، می‌توانیم ۲ ساعت از صبح را برای تحقیق صرف کنیم و سپس، ۲ ساعت از بعدازظهر را برای نگارش مقاله در نظر بگیریم. این کار مانع از انجام همزمان چند کار و کاهش تمرکز می‌شود.

مثال دوم

حال مثالی عملیاتی از جدول بلاک کردن معرفی می‌کنیم.

• از ساعت ۸:۰۰-۹:۰۰: چک کردن ایمیل‌ها
• از ساعت ۹:۰۰-۱۰:۳۰: جلسه تیم
• از ساعت ۱۱:۰۰-۱۲:۳۰: کار بر روی پروژه

جدول بلوکه کردن زمان یکی از حرفه‌ای‌ترین انواع جداول زمانی است که نیاز به خودآگاهی بالایی دارد. برای استفاده از این جدول، باید به‌خوبی از انرژی و توان خود آگاه باشیم تا بتوانیم زمان مناسبی برای برای انجام هر کدام در نظر بگیریم.

۶. جدول ثبت زمان

جدول «ثبت زمان» (Time Log) ابزاری است که به شما اجازه می‌دهد زمان صرف‌شده برای هر فعالیت را دقیقاً ثبت کنید. با استفاده از این جدول می‌توانید الگوهای استفاده از زمان خود را شناسایی کرده و بهینه‌سازی کنید. این جدول برای ردیابی میزان زمانی که صرف انجام هر فعالیت می‌شود، کاربرد دارد.

با این روش از جداول مدیریت زمان، می‌توانیم بررسی کنیم کدام کارها زمان بیشتری از ما می‌گیرند و از آن‌سو، کدام کارها باید بهینه شوند. مطالعات نشان داده‌اند که استفاده از این جدول می‌تواند افزایش ۲۵ درصدی در بهره‌وری ایجاد کند. با آگاهی از زمان واقعی صرف‌شده برای هر کار، افراد می‌توانند برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته باشند و در پی آن، از اتلاف زمان جلوگیری کنند​.

مراحل ترسیم جدول ثبت زمان

در ادامه، مراحل ترسیم جدول ثبت زمانی را معرفی می‌کنیم.

1. جدولی با سه ستون رسم کنید: “زمان شروع”، “فعالیت”، و “مدت زمان صرف‌شده”.
2. هر زمان که فعالیتی را شروع می‌کنید، زمان شروع و فعالیت مربوطه را وارد کنید.
3. پس از اتمام هر فعالیت، مدت زمان صرف‌شده را ثبت کنید.

مثال اول

اگر کارمند هستید، می‌توانید تمام کارهای روزانه خود مانند جلسات، پاسخ به ایمیل‌ها و کارهای پروژه‌ای را در این جدول ثبت کنید تا میزان وقت‌گذاری در هرکدام مشخص شود.

مثال دوم

فرض کنیم در یک روز کاری قرار داشته و قصد داریم بررسی کنیم که زمان خود را چگونه مدیریت کرنیم. در این بخش، مثالی کاربردی ارائه می‌دهیم.

۸:۰۰-۹:۰۰: چک کردن ایمیل‌ها (۱ ساعت)
۹:۰۰-۱۰:۳۰: جلسه با تیم پروژه (۱/۵ ساعت)
۱۰:۳۰-۱۱:۰۰: استراحت (۰/۵ ساعت)
۱۱:۰۰-۱۲:۳۰: کار بر روی پروژه جدید (۱/۵ ساعت)
در پایان روز، با نگاه به این جدول می‌توانید ارزیابی کنید که آیا به‌طور مؤثر از زمان خود استفاده کرده‌اید یا نه. این کار باعث می‌شود تا نقاط ضعف خود را شناسایی کرده و در آینده زمان خود را بهتر مدیریت کنید.

منابع

حال که به‌طور کامل با انواع جداول زمانی آشنا شده‌ایم، در ادامه، منابع مورد استفاده برای این تدوین این مطلب را معرفی می‌کنیم.

coursera

asana

Timely