افراد زیادی تمام طول روز خود را کار می‌کنند اما عده‌ای که توانایی استفاده از تکنیک های مدیریت زمان دارند، می‌توانند فعالیت کاری خود را با بازدهی همراه کنند و همچنین، به موفقیت‌های بزرگ برسند. تکنیک های مدیریت زمان برای بهره وری بیشتر، یکی از ویژگی های مدیران با هوش هیجانی بالا و بعلاوه، عوامل کلیدی در موفقیت حرفه‌ای و شخصی به‌شمار می‌روند. در این مطلب از بلاگ چیرگی، مهم‌ترین مهارت‌های مدیریت زمان در دنیا را معرفی می‌کنیم.

فهرست بهترین تکنیک های مدیریت زمان چیست؟

تکنیک‌ های مدیریت زمان متعددی معرفی شده که پومودورو، کانبان و ماتریس آیزنهاور تنها برخی از آن‌ها هستند. در ادامه، با تمام این تکنیک‌ها آشنا می‌شویم.

1. اولویت‌بندی: مرتب‌سازی کارها بر اساس اهمیت و فوریت برای انجام مؤثرتر آن‌ها.
2. تکنیک پومودورو: تمرکز بر کار در بازه‌های ۲۵ دقیقه‌ای با وقفه‌های کوتاه برای افزایش بهره‌وری.
3. تکنیک کوزه ترشی: ابتدا به وظایف بزرگ‌تر پرداخته و سپس به کارهای کوچک‌تر و جزئی‌تر توجه می‌شود.
4. تکنیک بازه زمانی: تعیین بازه زمانی مشخص برای هر کدام از کارها.
5. تکنیک بلوک‌بندی زمانی: تخصیص بازه‌های زمانی مشخص به وظایف مختلف برای جلوگیری از وقفه و پراکندگی.
6. تکنیک خالی کردن پیام‌ها: مرتب‌سازی و پاسخ‌گویی سریع به پیام‌ها و ایمیل‌ها به‌منظور مدیریت بهتر زمان.
7. تکنیک کانبان: سیستمی بصری برای مدیریت وظایف و پروژه‌ها با استفاده از کارت‌ها و ستون‌ها.
8. تکنیک ماتریس آیزنهاور: ابزاری برای اولویت‌بندی کارها بر اساس فوریت و اهمیت
9. تکنیک بهترین زمان فعالیت: انجام وظایف مهم در زمان‌های اوج بهره‌وری شخصی.
10. تکنیک سانفیلد: تمرکز بر یک کار در هر زمان تا تکمیل، به‌جای انجام چندین کار به‌صورت هم‌زمان.
11. تکنیک تحلیل پارتو: تمرکز بر ۲۰ درصد از کارهایی که ۸۰ درصد نتایج را تولید می‌کنند.
12. تکنیک سفر بهره‌وری: استفاده از مسیرهای مشخص برای تکمیل وظایف بر اساس اولویت و زمان.
13. تکنیک قانون ۱۰ دقیقه: انجام یک وظیفه فقط به مدت ۱۰ دقیقه برای شروع، به‌منظور غلبه بر تنبلی.
14. تکنیک کار عمیق: تمرکز بر فعالیت‌های پیچیده و نیازمند تمرکز بالا بدون وقفه یا حواس‌پرتی.
15. تکنیک ABCDE: دسته‌بندی وظایف بر اساس اهمیت و تأثیرگذاری آن‌ها.
16. تکنیک اهداف برتر: تمرکز بر وظایف اصلی که بیشترین تأثیر بر موفقیت بلندمدت دارند.
17. تکنیک 5-3-1: انتخاب پنج کار مهم، تمرکز بر سه کار و انجام یک کار اصلی در طول روز.
18. هدف‌گذاری: تعیین اهداف مشخص و قابل‌اندازه‌گیری برای هدایت و مدیریت فعالیت‌ها.
19. برنامه‌ریزی: تعیین مراحل و زمان‌بندی برای انجام وظایف به‌طور مؤثر.
20. مسؤلیت دادن به دیگران: واگذاری وظایف به دیگران برای بهبود مدیریت زمان و تمرکز بر اولویت‌ها.
21. تمرکز: عدم انجام همزمان چندکار و جمع‌ کردن تمام توجه بر روی یک فعالیت در هر زمان.
22. استفاده از ابزارهای خودکارسازی: استفاده از ابزارهای کمکی برای انجام خودکار کارهای روزمره.
23. تکنیک پنیر سوئیسی: تقسیم وظایف بزرگ به بخش‌های کوچک‌تر.

حال که به‌خوبی می‌دانیم انواع تکنیک های مدیریت زمان چیست، می‌توانیم آن‌ها را به‌صورت تفصیلی توضیح دهیم.

توضیح کامل تکنیک های مدیریت زمان

حال می‌توانیم تمام این تکنیک‌ها را به‌طور کامل توضیح می‌دهیم.

۱. اولویت‌بندی

«اولویت‌بندی» (Prioritization) به معنای تفکیک وظایف مهم از وظایف غیرمهم است. تکنیک‌های مختلفی برای این کار وجود دارد، اما یکی از رایج‌ترین روش‌ها، ماتریس آیزنهاور است. این ماتریس وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت آن‌ها تقسیم‌بندی می‌کند.

• مهم و فوری: وظایفی که باید فوراً انجام شوند، مانند حل مشکلات اضطراری.
• مهم ولی غیرفوری: وظایف استراتژیک که باید برای موفقیت بلندمدت انجام شوند، مثل برنامه‌ریزی شخصی یا توسعه حرفه‌ای.
• فوری ولی غیرمهم: کارهایی که فوراً باید انجام شوند اما تأثیر کمی دارند، مانند پاسخ دادن به ایمیل‌های غیرمهم.
• غیرفوری و غیرمهم: فعالیت‌های کم‌اهمیت که می‌توانند حذف شوند.

به‌عنوان مثال، تصور کنید باید تا آخر هفته یک گزارش کاری ارائه دهید، اما ایمیل‌هایی از همکارانتان دریافت می‌کنید که نیاز به پاسخ دارند. اولویت شما نوشتن گزارش است (مهم و فوری) و ایمیل‌ها در رتبه‌های بعدی قرار می‌گیرند (فوری ولی غیرمهم). اولویت‌بندی از مبانی انواع تکنیک های مدیریت زمان است.

۲. تکنیک پومودورو

«تکنیک پومودورو» (Pomodoro Technique) به تمرکز کامل بر روی یک کار در فواصل زمانی کوتاه کمک می‌کند. هر کدام از بازه‌های زمانی پومودورو شامل ۲۵ دقیقه کار متمرکز به‌همراه ۵ دقیقه استراحت است. بعد از چهار پومودورو، یک استراحت طولانی‌تر حدود ۱۵ تا ۳۰ دقیقه در نظر گرفته می‌شود. این روش برای کاهش خستگی ذهنی و افزایش بهره‌وری بسیار مؤثر است.

مراحل اجرای تکنیک پومودورو

در این بخش به‌صورت گام‌به‌گام، شیوه اجرای تکنیک پومودورو را توضیح می‌دهیم.

1. انتخاب وظیفه: ابتدا وظیفه‌ای که می‌خواهید انجام دهید را انتخاب کنید.
2. تنظیم تایمر: تایمر را برای ۲۵ دقیقه تنظیم کنید و تنها روی آن کار تمرکز کنید.
3. استراحت کوتاه: پس از پایان ۲۵ دقیقه، ۵ دقیقه استراحت کنید.
4. تکرار مراحل: بعد از هر ۴ دوره ۲۵ دقیقه‌ای، یک استراحت طولانی‌تر (۱۵ تا ۳۰ دقیقه) انجام دهید.

با تنظیم زمان‌های کوتاه، بهره‌وری افزایش یافته و حواس‌پرتی کاهش می‌یابد. همچنین، استراحت‌های کوتاه به ما انرژی می‌دهند تا در طول روز بهره‌وری بالاتری داشته باشیم. در نهایت، تقسیم کارها به بخش‌های کوچک‌تر باعث می‌شود که کارهای بزرگ‌تر قابل مدیریت‌تر شوند. تکنیک پومودورو از معروف‌ترین تکنیک های مدیریت زمان است.

۳. تکنیک کوزه ترشی

«تکنیک کوزه‌تراشی» (Pickle Jar Theory) یک روش مدیریت زمان است که به کمک آن می‌توان اولویت‌های کاری را بهتر تعیین کنیم و همچنین، بهره‌وری را افزایش دهیم. این تکنیک بر این اصل استوار است که زمان مانند یک کوزه است که باید به‌طور هوشمندانه با فعالیت‌های مختلف پر شود. در این تکنیک، کارها به سه دسته کلی تقسیم می‌شوند. در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم.

• سنگ‌ها: مهم‌ترین و بزرگ‌ترین وظایف که باید اولویت اول باشند.
• شن‌ها: کارهای معمولی و کم‌اهمیت‌تر که زمان زیادی نمی‌گیرند اما ضروری‌اند.
• آب: کارهای فرعی و فعالیت‌های غیرضروری که پرکننده زمان‌های خالی هستند.

تکنیک کوزه ترشی پیشنهاد می‌کند که ابتدا باید سنگ‌ها یا همان کارهای مهم‌تر را در کوزه (زمان) قرار داد، سپس به کارهای دیگر پرداخت. اگر از ابتدا زمان خود را با کارهای کم‌اهمیت یا بیهوده (آب و شن‌ها) پر کنیم، دیگر جایی برای وظایف اصلی باقی نمی‌ماند.

مراحل استفاده از تکنیک کوزه‌تراشی

در این بخش، به‌صورت پله‌پله یاد می‌گیریم که چگونه از تکنیک کوزه‌تراشی استفاده کنیم.

1. شناسایی وظایف مهم (سنگ‌ها): اولین گام شناسایی کارهایی است که بیشترین تأثیر را بر موفقیت یا اهداف ما دارند. این وظایف باید بالاترین اولویت را داشته باشند و زودتر از هر کار دیگری انجام شوند.
2. تخصیص زمان به کارهای کم‌اهمیت‌تر (شن‌ها): پس از انجام وظایف اصلی، به کارهای کوچک‌تر و کم‌اهمیت‌تر رسیدگی می‌کنیم. این کارها اغلب سریع انجام می‌شوند اما نباید قبل از وظایف اصلی در اولویت باشند.
3. فعالیت‌های فرعی (آب): در نهایت، زمان‌های باقی‌مانده را به فعالیت‌های غیرضروری یا کارهایی که می‌توان به تعویق انداخت اختصاص دهیم.

تکنیک کوزه ترشی کمک می‌کند تا مهم‌ترین وظایف بدون تأخیر انجام شوند و همچنین، از اتلاف وقت جلوگیری شود. در نتیجه، بهره‌وری افراد به‌شدت افزایش می‌یابد. همچنین، با  اولویت‌بندی صحیح، تمرکز بیشتری روی کارهای مهم‌تر خواهیم داشت. در نهایت، با کمک تکنیک کوزه ترشی، از انباشت وظایف بزرگ و مهم جلوگیری می‌کنیم و به کمک آن، احساس پیشرفت بیشتری خواهیم داشت.

مثال کاربردی

تصور کنیم در یک روز کاری، با سه پروژه مهم مواجه هستیم (سنگ‌ها)، چند ایمیل باید پاسخ داده شود (شن‌ها)، و در پایان روز ممکن است زمان کمی برای چک کردن شبکه‌های اجتماعی داشته باشیم (آب). اگر از ابتدا به ایمیل‌ها و شبکه‌های اجتماعی بپردازیدم، وقت کافی برای کارهای اصلی و مهم‌تر باقی نخواهد ماند.

۴. تکنیک بازه زمانی

تکنیک «بازه زمانی» (Timeboxing) یکی از موثرترین روش‌های مدیریت زمان است که در آن برای هر کار یا فعالیت، یک بازه زمانی مشخص یا «باکس زمانی» تعیین می‌شود. هدف اصلی این تکنیک افزایش بهره‌وری با تعیین محدودیت زمانی برای هر وظیفه و جلوگیری از اتلاف وقت است.

مراحل اجرای تکنیک بازه زمانی

در این بخش به‌طور کامل می‌توانیم مراحل اجرای تکنیک بازه زمانی را مشاهده کنیم.

1. انتخاب وظایف: ابتدا وظایفی که باید انجام شوند را مشخص کنیم.
2. تعیین باکس زمانی: برای هر کار یک بازه زمانی مشخص و غیرقابل تغییر تعیین کنیم. برای مثال، ۳۰ دقیقه برای نوشتن ایمیل‌ها قرار دهیم.
3. تمرکز کامل: در طول زمان مشخص شده، تنها روی آن کار تمرکز کرده و از هرگونه حواس‌پرتی جلوگیری کنیم.
4. مرور و ارزیابی: در پایان هر بازه زمانی، نتایج خود را بررسی کرده و در صورت نیاز، باکس‌های زمانی بعدی را تنظیم کنیم.

تعیین محدودیت زمانی کمک می‌کند تا کارها سریع‌تر و با تمرکز بیشتری انجام شوند. همچنین، با محدود کردن زمان، می‌توانیم از تعلل و به تأخیر انداختن کارها جلوگیری کنیم. در نهایت با استفاده از این تکنیک، وظایف بزرگ و پیچیده به بخش‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت تبدیل می‌شوند.

۵. تکنیک بلوک‌بندی زمانی

تکنیک «بلوک‌بندی زمانی» (Time Blocking) مشابه تکنیک بازه زمانی است اما با این تفاوت که در آن کل روز یا هفته به بلوک‌های زمانی تقسیم می‌شود و همچنین، هر بلوک به یک فعالیت خاص اختصاص می‌یابد. این تکنیک به فرد کمک می‌کند تا با برنامه‌ریزی دقیق، تمامی وظایف را در زمان‌های مشخص انجام دهد. در تکنیک بلوک‌بندی زمانی، بلوک‌های زمانی بزرگ‌تر را به گروهی از کارها یا فعالیت‌های مشابه مربوط می‌کنیم.

مراحل اجرای تکنیک بلوک‌بندی زمانی

در این بخش، به‌طور کامل مراحل بلوک‌بندی زمانی را مشخص می‌کنیم.

1. برنامه‌ریزی کلی روزانه یا هفتگی: ابتدا تمام فعالیت‌ها و کارهای خود را فهرست کرده و آنها را در بلوک‌های زمانی روزانه یا هفتگی تقسیم کنیم.
2. قرار دادن زمان مشخص برای هر کار: در این بخش، به هر کار یا فعالیت، یک بلوک زمانی اختصاص می‌دهیم، برای مثال، دو ساعت را برای جلسات یا یک ساعت را به کارهای اداری اختصاص می‌دهیم.
3. پایبندی به بلوک‌ها: تلاش کنیم تا در هر بلوک زمانی تنها کار تعیین‌شده را پیش ببریم و همچنین، آن را به‌طور کامل انجام دهیم.

این روش کمک می‌کند که تمام روز خود را به‌طور دقیق برنامه‌ریزی کرده و از هرگونه اتلاف وقت جلوگیری کنیم. همچنین، با دسته‌بندی کارها در بلوک‌های زمانی، می‌توان بدون حواس‌پرتی روی هر گروه از وظایف تمرکز کرد. در نهایت، کارهای مشابه در یک بلوک قرار می‌گیرند که باعث می‌شود بهره‌وری افزایش یابد.

۶. تکنیک خالی کردن پیام‌ها

داشتن یک صندوق ورودی پر از ایمیل‌های خوانده نشده می‌تواند منجر به استرس و کاهش بهره‌وری شود. در نتیجه، تکنیک «خالی کردن پیام‌ها» (Inbox Zero) با هدف مدیریت ایمیل‌ها تدوین شده است. در این تکنیک، تلاش می‌کنیم تا پیام‌های خوانده نشده در ایمیل به صفر برسد. در نتیجه، با کمک تکنیک خالی کردن پیام‌ها، مدیریت بهینه ایمیل‌ها را یاد می‌گیریم.

مراحل اجرای تکنیک خالی‌ کردن پیام‌ها

در این بخش، مراحل اجرای تکنیک خالی کردن پیام‌ها را اجرا می‌کنیم.

1. مرتب‌سازی ایمیل‌ها: ابتدا تمامی ایمیل‌های دریافتی را مرور کرده و آنها را بر اساس اهمیت و فوریت دسته‌بندی کنیم.
2. اقدام سریع: برای ایمیل‌هایی که نیاز به پاسخ سریع دارند، بلافاصله پاسخ دهیم. ایمیل‌های غیرضروری را حذف کنید و ایمیل‌هایی که نیاز به پیگیری دارند را در پوشه‌های مناسب قرار دهیم.
3. مرور منظم: هر روز یا چند روز یک‌بار، صندوق ورودی خود را مرور کرده و به صفر رساندن ایمیل‌های خوانده نشده را هدف قرار دهیم.

خالی بودن صندوق ورودی منجر به کاهش استرس و افزایش تمرکز می‌شود. همچنین، این روش کمک می‌کند تا ایمیل‌های مهم به موقع پاسخ داده شوند و هیچ‌چیزی از قلم نیفتد. در نهایت،  رسیدگی به ایمیل‌ها به‌صورت منظم و سریع از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند.

۷. تکنیک کانبان

تکنیک «کانبان» (Kanban) یک روش مدیریت کار است که به کمک آن می‌توان کارها را به‌صورت بصری سازماندهی و پیشرفت پروژه‌ها را پیگیری کرد. این تکنیک در ابتدا توسط صنایع تولیدی در کشور ژاپن توسعه یافت و امروزه در بسیاری از حوزه‌ها، به‌ویژه در مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری، استفاده می‌شود.

سیستم کانبان از تخته‌ای با ستون‌های متعدد تشکیل شده است که هر ستون، نمایانگر مراحل مختلف یک فرایند کاری است. با استفاده از این تکنیک، کارها در قالب کارت‌ها روی این تخته قرار می‌گیرند و با پیشرفت پروژه، هر کدام از کارها از هر ستون به ستون بعدی منتقل می‌شوند تا به مرحله تکمیل برسند.

مراحل اجرای تکنیک کانبان

در این بخش، با مراحل گام‌به‌گام اجرای تکنیک کانبان آشنا می‌شویم.

1. ایجاد تخته کانبان: تخته خود را با چند ستون مانند «برای انجام»، «در حال انجام»، و «تکمیل شده» ایجاد کنید.
2. تعیین کارت‌ها: وظایف خود را روی کارت‌هایی بنویسید و آنها را در ستون «برای انجام» قرار دهید.
3. پیگیری پیشرفت: با انجام هر وظیفه، کارت‌ها را از یک ستون به ستون دیگر منتقل کنید تا به مرحله «تکمیل شده» برسند.

در تکنیک کانبان، با نمایش بصری وضعیت پروژه‌ها، همه اعضای تیم می‌توانند به‌سرعت از پیشرفت کارها آگاه شوند. همچنین،این روش کمک می‌کند تا میزان وظایف در حال انجام کنترل  و از ازدحام وظایف جلوگیری شود. در نهایت، با استفاده از این تکنیک، همه افراد تیم به‌راحتی می‌توانند وظایف خود را مشاهده و مدیریت کنند.

۸. تکنیک ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور یک ابزار تصمیم‌گیری است که بر اساس دو معیار «اهمیت» و «فوریت» وظایف را اولویت‌بندی می‌کند. در نتیجه این دو ملاک، چهار دسته مختلف از کارها به‌وجود می‌آید. این تکنیک به نام «دوایت دی. آیزنهاور»، رئیس‌جمهور سابق ایالات متحده، شناخته شده است و به‌طور گسترده‌ای برای مدیریت وظایف و اولویت‌ها استفاده می‌شود.

مراحل اجرای ماتریس آیزنهاور

اجرای ماتریس آیزنهاور به دو بخش تدوین جدول و انجام فعالیت‌ها تقسیم می‌شود. در ادامه، هر کدام از مراحل را به‌طور کامل توضیح می‌دهیم.

1. دسته‌بندی وظایف: ابتدا تمامی کارهای خود را فهرست کنیم و سپس آنها را در یکی از چهار دسته زیر قرار دهیم.
   • مهم و فوری: این کارها باید بلافاصله انجام شوند.
   • مهم ولی غیرفوری: این کارها باید در برنامه‌ریزی طولانی‌مدت قرار گیرند.
   • غیراهم ولی فوری: این کارها را می‌توانیم به دیگران واگذار کنیم.
   • غیراهم و غیرفوری: این کارها به‌طور معمول غیرضروری هستند و می‌توان آنها را حذف کرد.
2. اقدام بر اساس اولویت‌ها: ابتدا به کارهای مهم و فوری بپردازید، سپس برای کارهای مهم ولی غیرفوری برنامه‌ریزی کنید. وظایف غیرضروری را حذف کرده یا به دیگران واگذار کنید.

این روش کمک می‌کند تا وظایف مهم‌تر در اولویت قرار گیرند و از اتلاف وقت در کارهای غیرضروری جلوگیری شود. همچنین با این ماتریس، اولویت‌بندی کارها به سادگی انجام می‌شود و بهره‌وری افزایش می‌یابد. در نهایت، تمرکز بر کارهای مهم و فوری کمک می‌کند تا کارهای بزرگ‌تر به‌موقع انجام شوند و از ایجاد فشار ناشی از کارهای انباشته جلوگیری شود. به‌طور کلی، ماتریس آیزنهاور از کاربردی‌ترین تکنیک های مدیریت زمان است.

۹. تکنیک بهترین زمان فعالیت

تکنیک «بهترین زمان فعالیت» (Biological Prime Time) با هدف شناخت و بهره‌گیری از بهترین زمان روز تدوین شده است. منظور از بهترین زمان، بازه زمانی است که بدن و ذهن افراد در بیشترین انرژی و بهره‌وری قرار دارد. این تکنیک بر اساس ریتم‌های بیولوژیکی هر فرد است. با توجه به این‌که ریتم‌های بیولوژیک در طول روز تغییر می‌کنند، میزان بهره‌وری افراد در برخی مواقع بیشتر بوده و در سایر زمان‌ها کاهش می‌یابد. برای افزایش بهره‌وری، توصیه می‌شود مهم‌ترین وظایف در بازه‌های زمانی انجام شود که سطح انرژی و تمرکز فرد در بالاترین حد ممکن قرار دارد.

مراحل اجرای تکنیک بهترین زمان فعالیت

در این بخش، مراحل اجرای این تکنیک را به‌صورت گام‌به‌گام معرفی می‌کنیم.

1. ثبت انرژی در طول روز: ابتدا سطح انرژی و تمرکز خود را در ساعات مختلف روز یادداشت کنیم.
2. شناسایی زمان اوج بهره‌وری: بازه‌های زمانی که در آن، بیشترین انرژی و تمرکز داریم را شناسایی کنیم.
3. انجام کارهای مهم در زمان‌های اوج: وظایف اصلی و مهم خود را در این بازه‌های زمانی انجام دهیم.

انجام وظایف در زمان‌هایی که سطح انرژی بالاست، باعث بهبود کیفیت کارها می‌شود. همچنین، شناخت و استفاده از زمان‌های پیک انرژی به جلوگیری از فرسودگی کمک می‌کند. در نهایت، با شناسایی این زمان‌ها می‌توانیم وظایف کم‌اهمیت را به زمان‌های با انرژی کمتر موکول کنیم.

۱۰. تکنیک سانفیلد

این تکنیک، که به نام «Don’t Break the Chain» نیز شناخته می‌شود، توسط «جری ساینفلد» (Jerry Sunfield) معرفی شد و هدف آن ایجاد عادت‌های روزانه است. ساینفلد به افراد پیشنهاد می‌کند که هر روز یک وظیفه کوچک اما مهم را انجام دهند و همچنین، در آن روزی که این وظیفه را انجام داده‌اند، یک علامت روی تقویم خود بگذارند. با گذشت زمان، زنجیره‌ای از روزهای موفق ایجاد می‌شود و به‌مرور زمان، انگیزه فرد برای ادامه کار و قطع نکردن زنجیره افزایش می‌یابد. هدف اصلی این تکنیک، حفظ تداوم در انجام وظایف و ایجاد عادت‌های پایدار است​

۱۱. تکنیک تحلیل پارتو

تحلیل پارتو که به نام قانون ۸۰/۲۰ نیز شناخته می‌شود، یکی از اصول تصمیم‌گیری در مدیریت زمان و بهره‌وری است. این قانون می‌گوید که ۸۰ درصد نتایج از ۲۰ درصد تلاش‌ها حاصل می‌شود. هدف این تکنیک پارتو، شناسایی وظایفی است که بیشترین تأثیر را در دستیابی به اهداف دارند و همچنین، تکنیک پارتو بر روی این وظایف تمرکز می‌کند. تحلیل پارتو نیز از تکنیک های مدیریت زمان است که در سایر حوزه‌های شغلی و حرفه‌ای نیز بسیار کاربرد دارد.

مراحل اجرای تحلیل پارتو

در ادامه، مراحل گام‌به‌گام اجرای این تکنیک را معرفی می‌کنیم.

1. شناسایی وظایف: تمامی وظایف خود را فهرست کنیم.
2. تحلیل تأثیر وظایف: وظایفی که بیشترین تأثیر را در دستیابی به نتایج دارند شناسایی کنیم.
3. تمرکز بر وظایف کلیدی: بر روی ۲۰ درصد وظایفی که ۸۰ درصد نتایج را تولید می‌کنند، تمرکز کنیم.

در صورت استفاده از تکنیک پارتو، با تمرکز بر وظایف کلیدی، تلاش‌های خود را بهینه‌سازی می‌کنیم. همچنین، این تحلیل کمک می‌کند تا وظایف با اهمیت بالا شناسایی شوند و در نهایت، با حذف وظایف کم‌اهمیت، می‌توان زمان بیشتری برای کارهای مهم‌تر صرف کرد.

۱۲. تکنیک سفر بهره‌وری

تکنیک «سفر بهره‌وری» (Productivity Journal) به استفاده از یک دفتر یادداشت روزانه برای پیگیری اهداف، وظایف و دستاوردهای کاری می‌پردازد. این دفتر به شما کمک می‌کند تا به‌صورت منظم و ساختاریافته برنامه‌ریزی کرده و پیشرفت خود را ارزیابی کنید. در این تکنیک، افراد به‌صورت روزانه یا هفتگی وظایف خود را یادداشت کرده و نتایج را مرور می‌کنند تا بهره‌وری خود را بهبود بخشند.

مراحل اجرای تکنیک سفر بهره‌وری

سفر بهره‌وری را در سه مرحله توضیح می‌دهیم.

1. ثبت وظایف و اهداف: هر روز یا هر هفته، وظایف و اهداف اصلی خود را در دفتر یادداشت کنید.
2. پیگیری و ارزیابی: پس از انجام هر وظیفه، آن را در دفتر علامت بزنید و موفقیت خود را مرور کنید.
3. برنامه‌ریزی مجدد: بر اساس پیشرفت‌های خود، برنامه‌های روزهای آینده را تنظیم کنید.

داشتن یک برنامه روزانه مکتوب باعث تمرکز بیشتر روی وظایف می‌شود. همچنین، مرور روزانه یا هفتگی عملکرد کمک می‌کند تا نقاط ضعف و قوت شناسایی شوند. در نهایت، یادداشت‌کردن اهداف و وظایف باعث سازماندهی بیشتر کارها می‌شود.

۱۳. تکنیک قانون ۱۰ دقیقه

این تکنیک به شما کمک می‌کند تا با تعهد به انجام یک کار حداقل به مدت ۱۰ دقیقه، از تعلل جلوگیری کنید. زمانی که انگیزه کافی برای انجام کاری را نداریم، فقط کافی است برای ۱۰ دقیقه روی آن کار متمرکز شویم. در اغلب موارد، پس از شروع، انگیزه و تمرکز بیشتری پیدا می‌کنیم و در نتیجه، کار را برای زمان بیشتری ادامه می‌دهیم. این تکنیک ساده و موثر در مواجهه با کارهای بزرگ یا سخت کمک می‌کند​.

۱۴. تکنیک کار عمیق

این تکنیک که توسط «کال نیوپورت» (Cal Newport) معرفی شده است، بر تمرکز شدید و بدون حواس‌پرتی روی کارهای پیچیده و ذهنی تاکید دارد. هدف این است که با تمرکز عمیق و مستمر، کیفیت و کارایی کارهای خلاقانه و مهم افزایش یابد. برای استفاده از تکنیک کار عمیق، باید زمانی مشخص در طول روز را به کارهای سخت و عمیق اختصاص دهیم و در این بازه زمانی، تمامی عوامل حواس‌پرتی مانند اعلان‌ها را خاموش کنیم. تکنیک کار عمیق به‌‌صورت مستقیم جزوی از انواع تکنیک های مدیریت زمان نیست اما با توجه به تأثیر بالای آن بر روی بهره‌وری، در این مطلب از بلاگ چیرگی به آن اشاره می‌کنیم.

۱۵. تکنیک ABCDE

این تکنیک برای اولویت‌بندی وظایف طراحی و توسط «برایان تریسی» (Brian Tracy) معرفی شد. در این روش، به هر وظیفه یک حرف از A تا E اختصاص داده می‌شود. با کمک این حروف، فعالیت‌های کاری به پنج دسته مهم تقسیم می‌شوند.

1. A: وظایف بسیار مهم که باید در همان روز انجام شوند.
2. B: وظایف مهم ولی غیرفوری.
3. C: وظایفی که انجام آنها مطلوب است ولی ضروری نیستند.
4. D: وظایفی که می‌توان به دیگران محول کرد.
5. E: وظایفی که می‌توان آنها را حذف کرد.

تکنیک ABCDE به ما کمک می‌کند تا بر مهم‌ترین کارها تمرکز کنیم و همچنین، از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند.

۱۶. تکنیک اهداف برتر

تکنیک «اهداف برتر» (Top Goal) تاکید می‌کند که هر روز باید یک هدف اصلی را دنبال کنیم و زمانی برای آن اختصاص دهیم. با تمرکز روزانه بر این هدف، به تدریج به پیشرفت‌های قابل‌توجهی دست خواهیم یافت. این روش کمک می‌کند تا مهارت‌ها و اهداف بلندمدت خود را به‌صورت پیوسته و مستمر بهبود بخشیم.

۱۷. تکنیک ۵-۳-۱

تکنیک ۵-۳-۱ برای مدیریت وظایف روزانه به‌کار می‌رود. بر اساس این روش، هر روز یک وظیفه اصلی، سه وظیفه مهم و پنج وظیفه کوچک را انجام می‌دهیم. این تکنیک باعث می‌شود وظایف بزرگ را در کنار کارهای کوچک‌تر انجام دهیم و همچنین، تمرکز خود را حفظ کنیم. تکنیک ۵-۳-۱ یکی از انواع تکنیک های مدیریت زمان است.

۱۸. هدف‌گذاری

«هدف‌گذاری» (Goal Setting) به معنای تعیین مقاصد روشن و قابل دست‌یابی است. در حال حاضر، بسیاری افراد بر هدف‌گذاری خود از تکنیک SMART استفاده می‌کنند. در این تکنیک، تمام ویژگی‌های مورد نیاز برای هدف‌گذاری دقیق و کاربردی را رعایت می‌کنیم.

• «مشخص» (Specific): هدف باید واضح باشد. برای مثال، «خواندن یک کتاب» به جای “مطالعه بیشتر.”
• «قابل اندازه‌گیری» (Measurable): باید معیارهایی برای سنجش پیشرفت وجود داشته باشد. مثلاً خواندن 30 صفحه در روز.
• قابل دستیابی (Attainable): هدف باید واقع‌بینانه باشد.
• مرتبط با سایر اهداف (Relevant): هدف باید با اهداف کلی شما هماهنگ باشد.
• (زمان‌بندی‌شده)«Time-bound»: هر هدف باید دارای ضرب‌الاجل باشد.

برای مثال، هدف شما می‌تواند این باشد که تا پایان ماه سه کتاب تخصصی در حوزه کاری‌تان بخوانید. با تقسیم کتاب‌ها به بخش‌های کوچک‌تر و مشخص کردن تعداد صفحاتی که روزانه باید بخوانید، به هدف خود نزدیک‌تر می‌شوید.

۱۹. برنامه‌ریزی

«برنامه‌ریزی» (Planning) مؤثر باعث می‌شود که وظایف روزانه و هفتگی به‌درستی سازماندهی شوند و هر فعالیت در زمان مناسب خود انجام شود. بهترین روش برای برنامه‌ریزی، استفاده از تقویم یا لیست وظایف روزانه است. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا تمام کارهای لازم را به‌طور دقیق زمان‌بندی کرده و هیچ کاری از دست نرود.

برای مثال، یک کارمند می‌تواند در ابتدای هر روز، زمانی را به برنامه‌ریزی روزانه اختصاص دهد. این زمان شامل مرور وظایف مهم، پیش‌بردن جلسات و انجام کارهای پروژه‌ای است. این کار مانع از شلوغ شدن روز و پراکندگی انرژی می‌شود.

۲۰. مسؤلیت دادن به دیگران 

«مسئولیت دادن به دیگران» (Delegation) وظایف به معنای واگذاری بخشی از کارهای خود به دیگران است. این مهارت به‌طور ویژه برای مدیران و رهبران تیم‌ها بسیار حیاتی است. انجام همه کارها به تنهایی می‌تواند باعث استرس و کاهش کیفیت کارها شود.

از آن‌سو، با اعتماد به دیگران و سپردن کارها به افراد توانمند، می‌توان زمان بیشتری برای انجام وظایف مهم‌تر داشت. برای مثال، یک مدیر پروژه ممکن است وظایف مرتبط با مستندسازی را به یکی از اعضای تیم بسپارد تا خود بتواند بر برنامه‌ریزی کلان پروژه تمرکز کند.

۲۱. تمرکز

برای بهره‌وری بالا، لازم است که «تمرکز» (Focus) کامل بر روی یک کار در هر زمان داشته باشیم. انجام چند وظیفه به‌طور همزمان یا «مولتی‌تسکینگ» (Multitasking) به‌طور معمول، منجر به کاهش کیفیت و افزایش خطاها می‌شود. در عوض، تمرکز بر روی یک کار و به‌اتمام رساندن آن، احساس موفقیت و انگیزه بیشتری ایجاد می‌کند.

برای مثال، اگر در حال نوشتن یک مقاله هستیم، بهتر است از چک کردن مداوم ایمیل یا شبکه‌های اجتماعی اجتناب کنیم و همچنین، تمام تمرکز خود را روی نوشتن مقاله بگذاریم. این کار باعث می‌شود سریع‌تر و با کیفیت بهتری آن را به‌اتمام برسانیم.

۲۲. استفاده از ابزارهای خودکارسازی

استفاده از «ابزارهای خودکارسازی» (Automation Tools) می‌توانند بخش‌های زیادی از کارهای تکراری و روزمره را به‌صورت خودکار انجام دهند. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند «ترلو» (Trello) یا «آسانا» (Asana)، و ابزارهای زمان‌بندی مانند «Google Calendar» می‌توانند به افراد کمک کنند تا فرآیندهای کاری خود را سازماندهی کرده و همچنین، از هدررفت زمان جلوگیری کنند.

برای مثال، یک کارمند فروش می‌تواند از نرم‌افزار CRM استفاده کند تا ایمیل‌های پیگیری مشتریان را به‌طور خودکار ارسال کند. این کار باعث می‌شود که او زمان بیشتری برای ارتباطات کلیدی با مشتریان جدید اختصاص دهد.

۲۳. تکنیک «پنیر سوئیسی»

تکنیک «پنیر سوئیسی» (Swiss Cheese Method) به تقسیم وظایف بزرگ به بخش‌های کوچک‌تر اشاره دارد. با انجام وظایف کوچک، احساس پیشرفت به‌وجود می‌آید و افراد انگیزه بیشتری برای ادامه کار پیدا می‌کنند.

مثال

اگر یک پروژه بزرگ مانند نوشتن یک کتاب داریم، می‌توانیم آن را به فصل‌های کوچک‌تر تقسیم کنیم و هر روز روی یک بخش کوچک تمرکز کنیم. این کار پروژه را کمتر دلهره‌آور می‌کند و به ما امکان می‌دهد تا بدون احساس خستگی آن را به‌پایان برسانیدم.

جداول مدیریت زمان

حال که به‌طور کامل با انواع تکنیک های مدیریت زمان آشنا شده‌ایم، در این بخش به‌صورت خلاصه، مهم‌ترین جداول مدیریت زمان را معرفی می‌کنیم.

1. ماتریس آیزنهاور: ابزاری برای اولویت‌بندی کارها بر اساس فوریت و اهمیت، که به تفکیک وظایف به چهار دسته کمک می‌کند.
2. نمودار گانت: یک نمودار زمانی برای نمایش پروژه‌ها و وظایف در طول زمان، که پیشرفت فعالیت‌ها را به‌صورت بصری نشان می‌دهد.
3. تقویم هفتگی: جدولی که برنامه‌ریزی وظایف و رویدادها را برای یک هفته کامل، با تمرکز بر مدیریت زمان به‌طور مداوم، ممکن می‌سازد.
4. برنامه روزانه: جدولی برای برنامه‌ریزی و سازماندهی وظایف روزانه با تفکیک زمانی، که به مدیریت بهتر فعالیت‌های روز کمک می‌کند.
5. تکنیک بلاک‌کردن زمان: روشی که در آن بازه‌های زمانی مشخصی به وظایف خاص اختصاص داده می‌شود تا از حواس‌پرتی جلوگیری و بهره‌وری افزایش یابد.
6. ثبت زمان: ابزاری برای پیگیری دقیق زمانی که صرف هر وظیفه می‌شود، به‌منظور بهینه‌سازی استفاده از وقت و افزایش کارایی.

برای تقویت مهارت مدیریت زمان، می‌توانیم به مطلب «بهبود مهارت مدیریت زمان» از بلاگ چیرگی مراجعه کنیم.

منابع

حال که به‌طور کامل با تکنیک های مدیریت زمان و جداول مربوط به آن‌ آشنا شده‌ایم، برای کسب اطلاعات بیشتر، منابع مورد استفاده خود را نیز معرفی می‌کنیم.

coursera1

coursera2

coursera3

TIMEULAR

Time Hach Her