مهارت های نرم ارتباطی چیست و انواع آن کدامند؟_ معرفی 9 مهارت کاربردی
مهارت های نرم ارتباطی بهتمام مهارتهایی گفته میشود که به ما کمک میکند تا ارتباط بهتری با سایر افراد داشته باشیم. داشتن فن بیان، مذاکره، متقاعدسازی، حل تعارض و شبکهسازی تنها بخشی از انواع مهارت های نرم ارتباطی هستند. اگر یاد بگیریم که مهارت های نرم ارتباطی چیست، میتوانیم به درک متقابلی با خانواده، دوستان، مشتریان، همکاران و کارفرمایان خود برسیم و همچنین، ارتباط موثری را با آنها برقرار کنیم. در حالیکه مهارتهای ارتباطی ضعیف، بیشتر اوقات موجب سوءتفاهم، اختلاف و در نهایت قطع رابطه میشوند. با ما همراه باشید تا در این مطلب از مجله چیرگی، با ۹ مورد از مهمترین انواع مهارتهای ارتباطی و نحوه تقویت آنها آشنا شویم.
مهارت های نرم ارتباطی چیست؟
مهارتهای نرم ارتباطی به مهارتهایی مانند فن بیان قوی یا همدلی گفته میشود که از طریق آنها، میتوانیم روابط پایدار و کارآمدی را با سایر افراد داشته باشیم. مهارتهای ارتباطی، یکی از زیر شاخههای مهارت نرم است. مهارت نرم مجموعهای از ویژگیها و تواناییهای فردی است که به درک ما از خود، محیط اطراف و همچنین ارتباط موثر با دیگران کمک میکند.
بهطور کلی، مهارتهای ارتباطی با نامهای دیگری مانند مهارتهای بین فردی، بینافردی، برون فردی و اجتماعی نیز شناخته میشود. اگر بدانیم مهارت های نرم ارتباطی چیست، راحتتر میتوانیم اطرافیان را با نظرات خود همراه کنیم و همچنین، تنشها و چالشهای کمتری با سایر افراد خواهیم داشت.
تمام دانشمندان اتفاق نظر دارند که انسان، یک موجود اجتماعی است. بنابراین همه ما برای بقا، ادامه زندگی و رشد خود به اطرافیان و تعامل سودمند احتیاج داریم. مهارتهای ارتباطی بیش از هر چیز در محیط حرفهای اهمیت پیدا میکنند. از دیدگاه کسبوکار، تمامی معاملات اقتصادی و کاری، از دل روابط بینفردی بیرون میآیند. بنابراین، اگر تعامل خوبی با مشتریان، همکاران و کارفرمایان خود نداریم، موفق نمیشویم تا مدت زیادی در یک محیط دوام بیاوریم. وقت آن است تا بر روی مهارتهای ارتباطی خود سرمایهگذاری کنید.
انواع مهارت های نرم ارتباطی چیست؟
مهارت های نرم ارتباطی مانند گوش دادن فعال، نگاه به چهره فرد مقابل، فن بیان و زبان بدن برخی از مهارتهای نرم ارتباطی هستند. در ادامه، تمام آنها را نام بردهایم.
- گوش دادن فعال
- فن بیان
- زبان بدن
- گزارشنویسی
- حل تعارض و تنشزدایی از روابط
- کار تیمی و شبکهسازی
- اخلاق حرفهای
- مذاکره موثر
- متقاعدسازی
همواره به یاد داشته باشیم که روابط اجتماعی کارآمد، نیاز به تمرین و کسب مهارتهای متعدد دارد و همچنین، هرگز خودبهخود بوجود نمیآیند. بنابراین، اگر تمایل داریم تا کیفیت روابط خود را بهبود بخشیده و آرامش بیشتری در مراودات داشته باشیم، به مطالعه این مطلب ادامه دهیم تا در ادامه، یاد بگیریم که انواع مهارتهای نرم ارتباطی چیست و نحوه تقویت آنها چگونه است.
۱. گوش دادن فعال
گوش دادن فعال، به معنی تلاش برای درک گفتههای گوینده و نشان دادن تمایل به شنیدن دیدگاههای اوست. اگر به بهبود سطح روابط خود فکر میکنیم، گوش دادن فعال یکی از مهارتهایی است که قبل از هر چیز باید آن را یاد بگیریم. چراکه ما پیش از حرف زدن باید صحبتهای فرد مقابل را به خوبی بشنویم. برخی از روشهای تقویت مهارت گوش دادن شامل موارد زیر هستند:
ارتباط چشمی پایدار
تعامل با کسی که همواره به اطراف خود نگاه میکند، کار بسیار دشواری است. بنابراین به چهره فرد مقابل نگاه کنیم و تمام حواس خود را به او بدهیم. این مسئله، بهخصوص در کشورهای غربی یک امر کاملا ضروری به حساب میآید. در حالی که برخی از افراد ممکن است به دلیل عدم اعتمادبهنفس، خجالت، اضطراب و چارچوبهای فرهنگی خود، از برقراری تماس چشمی خودداری کنند. برای برقراری ارتباط چشمی، میتوانیم به موارد زیر توجه کنیم.
- حفظ ارتباط چشمی در بازه ۲۰ ثانیهای: بازههای زمانی ۲۰ ثانیهای، هم باعث ایجاد ارتباط چشمی میشود و هم از زُل زدن جلوگیری میکند.
- نگاه کردن به دستها یا محیط اطراف: در انتهای بازه ۲۰ ثانیه، بهآرامی چشمان خود را به دستان مخاطب برگردانیم یا محیط اطراف را ببینیم و سپس، ارتباط چشمی را از سر بگیریم.
- سر تکان دادن: در هنگام بیان موضوعی مهم، سر خود را به نشانه همراهی تکان دهیم. تکان دادن سر، از زُل زدن نیز جلوگیری میکند و همراه را به خوبی نشان میدهد.
- انطباق حالت صورت به محتوای گفتگو: بهطور معمول، در فرایند گفتگو بهتر است که لبخند بر لب داشته باشیم، اما اگر فرد مقابل ناراحتکنندهای میزند یا در حال درد و دل است، نیاز داریم تا حالت صورت خود را با محتوای کلام او همسان کنیم.
اگر یاد بگیریم که مهارت های نرم ارتباطی چیست و ارتباط چشمی پایدار چه تأثیری بر روی آن دارد، راحتتر میتوانیم بر روی مخاطب تأثیرگذار باشیم.
مهارت همدلی
همدلی به توانایی افراد در نگاه دنیا از دید مخاطب و همراهی با او است. توانایی همدلی، یکی از مهمترین عناصر درک متقابل و ارتباطهای مؤثر و پایدار است.
- قضاوت نکردن: قضاوت کردن، مسیر همدلی را بهطور کلی از بین میبرد، آنچه فرد مقابل به ما میگوید را مورد نقد و قضاوت قرار ندهیم. همچنین، این مسئله توانایی ما برای گوش دادن فعال را تضعیف کرده و باعث میشود تا صحبتهای افراد را پیش از اتمام قطع کنیم. در این صورت، مخاطب احساس درک نشدن، نگاه بالا به پایین و حتی بیاحترامی میکند.
- تأیید گوینده: در حین مکالمه میتوانید با استفاده از تکان دادن سر و کلماتی نظیر دقیقا، موافقم، متوجهام و از این قبیل واژهها موافقت خود را با گفتههای گوینده نشان دهید.
- سوال کردن: پس از اینکه با دقت به حرفهای طرف مقابلتان گوش دادید، از او در مورد محتوای گفتههایش سوال کنید. این کار نشاندهنده توجه و ارزش بالایی است که شما برای صحبتهای گوینده قائل هستید.
- جمعبندی صحبتهای گوینده: پس از پایان صحبتهای گوینده، با ذکر خلاصهای از گفتههای او نشان دهید که به سخنانش گوش کردهاید. این کار همچنین به جلب اعتماد فرد مقابل کمک میکند.
مهارت همدلی از اصول ارتباط صمیمانه و پایدار است. اگر بدانیم نقش همدلی در مهارت های نرم ارتباطی چیست، میتوانیم با این مهارت مسیر رسیدن به موفقیت را طی کنیم.
۲. فن بیان
مهارت فن بیان بهمعنای توانایی افراد در بیان روشن و تأثیرگذار افکار و ایدهها است. این مهارت، چیزی فراتر از یک صحبت کردن معمولی است. این مهارت شامل تکنیکهایی برای یادگیری نحوه ارسال بهتر و همچنین، دریافت کامل پیامهای کلامی است. اگر به دنبال پیشرفت در حوزه کاری و حرفهای خود هستیم، نیاز است تا زمان بیشتری را به تقویت فن بیان خود اختصاص دهیم. به این دلیل که برای مصاحبه کاری، رفع اختلافات پیشآمده حین کار، تعامل با همکاران و موارد این چنینی، به فن بیان احتیاج دارید. برخی از نکات لازم برای تقویت فن بیان شامل موارد زیر هستند:
توجه به عناصر فن بیان
عناصر فن بیان شامل حجم، لحن، سرعت و زیر و بمی میشود. با توجه به این عناصر، توانایی بیشتری در گفتگوی مؤثر خواهیم داشت. در ادامه، هر کدام از این عناصر را توضیح میدهیم.
- حجم صدا: افرادی که توانایی بالا و پایین بردن حجم صدای خود را دارند، راحتتر میتوانند بر روی واژههای مهم و کلیدی در گفتگو تأکید کنند. این افراد، در هنگام بیان نکات مهم، صدای خود را اندکی بالاتر میبرند.
- لحن گفتار: لحن صدا به توانایی افراد در انتقال درست احساسات در گفتگوهای بینفردی گفته میشود. با استفاده از لحن گفتگو، میتوانیم نفوذ احساسی بر مخاطب داشته باشیم.
- سرعت کلام: بهطور معمول، سرعت زیاد کلمات نشاندهنده وجود استرس است و همچنین، اگر سرعت گفتگوی بسیار آرام باعث خسته شدن مخاطب میشود. سخنوران موفق، سرعت قابل توجهی در هنگام گفتگو دارند و هنگام رسیدن به نکات مهم، سرعت گفتگوی خود را کاهش میدهند.
- زیر و بمی صدا: توانایی تسلط زیری و بمی صدا، نیاز به تمرین بیشتری دارد. بهطور کلی، گفتگوی با صدای بم، هیجانبرانگیزتر است در حالیکه گفتگوی با صدای زیر، برای بیان دادهها، مسائل عملی یا نکات جدی استفاده میشود.
عناصر فن بیان، اهمیت ویژهای برای جلب توجه دیگران دارند. اگر بدانیم عناصر فن بیان در مهارت های نرم ارتباطی چیست، راحتتر میتوانیم با گفتگوی خود بر دیگران تأثیر بگذاریم.
تقویت دایره واژگان
یکی از رایجترین چالشهای افراد در تعاملات روزمره یا انواع ارائهها و سخنرانیها، فراموش کردن کلمات برای جلمهسازی است. در این راستا، هر چه دایره واژگان قویتری داشته باشیم، راحتتر میتوانیم از کلمات جایگزین استفاده کنیم و گفتگوی خود را ادامه دهیم. برای تقویت دایره واژگان، میتوانیم از دفترچه یادداشت استفاده کنیم. به این شکل که در تعاملات روزمره، اگر کلمات جدید و جالبی بهنظر ما میرسد، آنها را یادداشت کنیم و در صحبتهای آتی، از آنها استفاده کنیم.
استفاده از وقفه
وقفههای کوتاه بعد از بیان نکات مهم در گفتگو، یکی از شیوههای سخنوران موفق است که بهخوبی میدانند مهارت های نرم ارتباطی چیست. این افراد، با ایجاد وقفه بعد از بیان عبارت مهم، به مخاطب اجازه میدهند تا در مورد آنچه که بیان کرده فکر کنند. در حالیکه بسیاری از سخنوران تازهکار، در صورت ایجاد سکوت در گفتگو، احساس استرس میکنند و در نتیجه، خود را از تأثیر این تکنیک مهم در گفتگوی خود، محروم میکنند.
اندکی تامل پیش از شروع صحبت
تأمل پیش از گفتگو تأثیر بسیار زیادی بر گفتگوی هوشمندانه دارد. هیچ مسابقهای در سرعت در پاسخگویی وجود ندارد، در نتیجه، اگر اندکی قبل از پاسخگویی تأمل کنیم، میتوانیم بهترین مسیر را برای گفتگو انتخاب کنیم. در نتیجه، حتما افکار خود را پیش از آغاز گفتگو سازماندهی کنیم. با این کار از انتخاب کلمات نامناسب، جملات پراکنده و مکثهای طولانی جلوگیری خواهیم کرد.
جملات واضح و شفاف
ما زمانی میتوانیم از تسلط بر مفهومی مطمئن باشیم که بتوانیم آن را با کلمات ساده و روشن بیان کنیم. اگر افراد متوجه حرفهای ما نشوند، هرگز به گفتههای ما گوش نخواهند داد. برای این کار، بهتر است که تا جای امکان، از جملات ساده و کوتاه استفاده کنیم.
ارزیابی میزان اطلاعات و معلومات فرد مقابل
متخصص بودن در یک حوزه و تسلط بر اصطلاحات تخصصی و جوانب حرفهای، نشانگر سواد و دانش ما است. اما اطلاع از سطح درک و میزان آشنایی مخاطب در مورد موضوع بحث نیز ضرورت دارد. بنابراین، صرفاً به این دلیل که خودمان در مورد یک موضوع اطلاعات کامل داریم، به این معنی نیست که فرد مقابل هم به اندازه ما بر آن موضوع مسلط باشد. در نتیجه، به عنوان یک قاعده کلی، به گونهای صحبت کنیم که همه افراد با سطح دانش مختلف بتوانند حرفهای ما را درک کنند.
اطمینان از خود
وجود استرس از صحبت در جمع، بزرگترین چالش افراد در روابط بینفردی است. برای اینکه بتوانیم از تمام توان ذهن خود استفاده کنیم، باید یاد بگیریم که استرس خود را کنترل کنیم. بهترین شیوه کنترل استرس، تقویت اعتمادبهنفس است. همچنین، اگر به دنبال جلب اعتماد مخاطب خود هستیم، نیاز داریم تا اعتمادبهنفس خود را بالا ببرید. اعتمادبهنفس، نهتنها در لحن حرف زدن ما بلکه در کلماتی که استفاده میکنیم نیز موثر است. برای این کار، میتوانیم ویژگیهای مثبت، موفقیتها و دستاوردهای خود را ثبت کنیم تا با تکیه بر آنها، اعتمادبهنفس خود را بالا ببریم.
توجه به تُن صدا
هیچگاه از نقش تُن صدا هنگام صحبت کردن غافل نشویم. اگر میخواهیم تا شنونده حین صحبت ما دچار خستگی و حواسپرتی نشود، هرگز نباید بهصورت یکنواخت صحبت کنیم. همچنین تُن صدا علاوه بر ارتباط کلامی، اهمیت بسیار بالایی در ارتباطهای غیرکلامی دارد که در ادامه بیشتر با آن آشنا خواهیم شد.
۳. زبان بدن
مهارتهای ارتباط غیرکلامی درواقع به توانایی برقراری تعامل با افراد مختلف، بدون استفاده از کلمات اشاره دارد. آگاهی از ارتباطات غیرکلامی موجب نفوذ بیشتر کلام شما و همچنین درک احساسات و افکار فرد مقابل میشود. ارتباطات غیرکلامی شامل موارد مختلفی هستند که هر کدام از آنها پیام متفاوتی را به دیگران ارسال میکنند. در ادامه، برخی از تکنیکهای زبان بدن را در مهارت های نرم ارتباطی بیان میکنیم.
حالت بدن
حالت نشستن، ایستادن یا راه رفتن ما اطلاعات بسیار زیادی به دیگران میدهد. هر کدام از اعضای بدن، در موقعیتهای مختلف، حالت خاصی را به خود میگیرند. برای مثال، افراد مضطرب بدن خود را جمع میکنند و افراد سلطهپذیر، در حالت نشسته پاهای خود را به هم نزدیک میکنند و کمر خمیدهتری دارند. از آنسو، افراد با اعتمادبهنفس بالا، تند و با وقار راه میروند، کمر خود را صاف نگه میدارند و سر خود را بالا میدهند.
بیان چهرهای
از حالت چهره میتوان به غم، خشم، شادی، تعجب، ترس و سایر احساسات افراد پی برد. برای مثال ابروهای درهم رفته معمولا نشان از تمرکز یا ناراحتی فرد دارند. اگر با نشانههای چهرهای هر کدام از احساسات آشنا شویم، راحتتر میتوانیم احساسات خود را بروز دهیم و همچنین، احساسات سایر افراد را متوجه شویم.
ارتباط چشمی
تماس چشمی یکی دیگر از مهارتهای ارتباط غیرکلامی است که میتوان از آن برای برقراری ارتباط، ابراز حس کنجکاوی و همچنین اعتمادسازی استفاده کرد. از طرفی، عدم برقراری ارتباط چشمی بهطور معمول نشاندهنده نبود اعتماد و علاقه در فرد مقابل است. هنگام ارتباط چشمی، هرگز به فرد مقابل خیره نشویم و به جای آن، سعی کنیم تا بهصورت کاملا عادی پلک بزنیم. البته، پلک زدن زیاد نیز میتواند نشان از استرس باشد.
حرکات بدن
هنگام صحبت کردن میتوان از دستان خود برای تأکید بر روی یک کلمه یا جمله خاص استفاده کرد. از سوی دیگر، میتوانیم با در آغوش گرفتن یک فرد، حمایت خود از او را نشان بدهیم. همچنین، یک ضربه آرام به پشت یا شانه کسی میتواند نشانگر تایید و یا تبریک به او باشد. از آنسو، حرکت سریع پاها در هنگام نشستن یا بازی کردن با موها یا انگشتان، نشان از استرس یا عدم احساس راحتی است.
۴. حل تعارض و تنشزدایی از روابط
تضاد و تعارض در روابط بین فردی و حرفهای یک امر اجتنابناپذیر است. اما نحوه مدیریت و حل این اختلاف نیازمند توانمندی و هوش خاصی است که از آن به عنوان مهارت حل تعارض یاد میشود. تعارض در محل کار ممکن است به دلایل مختلفی از جمله تفاوت در نوع دیدگاه، سوءبرداشت، سبکهای کاری متفاوت و موارد متعدد دیگر ایجاد شود؛ اما آنچه بیش از علل اختلاف اهمیت دارد، نحوه حلوفصل آن است که اگر تلاشی در این زمینه صورت نگیرد ، اختلافات به تنش و درگیری منتهی میشوند. از اقدامات زیر برای رفع تعارضاتی که در محل کار رخ میدهد، بهره ببرید:
صحبت در زمان و مکان مناسب
گفتگوی خود را به زمانی موکول کنیم که هیچ چیز توجه ما یا فرد مقابل را برهم نزند. همچنین، طرف مقابل احساس آرامش بیشتری داشته باشد و خشم یا استرس او تا حد ممکن فروکش کرده باشد. به خاطر داشته باشیم که این گفتگو تحت هیچ شرایطی نباید در حضور سایر همکاران و مشتریان صورت گیرد.
بیان دیدگاهها و نظرات
ابتدای گفتگو طرفین باید نظرات خود را بهصورت واضح و روشن به اشتراک بگذارند. به تمام طرفهای گفتگو زمان کافی برای صحبت کردن را بدهیم. همچنین، هنگامی که همکار مشغول صحبت است، تمام توجه خود را به او بدهیم و در صورت نیاز، سوالات و نکات لازم را یادداشت کنیم. همزمان مراقب زبان بدن، لحن، حالت چهره و حرکات دست خود باشیم.
استفاده از یک واسطه برای میانجیگری
استفاده از یک فرد بیطرف، میتواند به تسهیل مناقشات و ایجاد فرصت مناسب برای بیان نظرات دو طرف منتهی شود. در صورتیکه دو طرف به توافق نرسیدند یا احساس کردیم که نمیتوانیم نقش میانجی را ایفا کنیم، از فردی که هر دو سمت مناقشه قبول دارند، کمک بگیریم.
توجه به انتظارات شخصی و مشترک یکدیگر
ما نیاز داریم تا در ابتدا نسبت به انتظارات فرد مقابل آگاهی پیدا کنیم. سپس با شناسایی نیازها و اهداف یکدیگر، تلاش کنیم تا به یک توافق واحد در گفتگوی خود برسیم. در این راستا، حتما منافع هر دو طرف را در نظر بگیریم. این اشتراکات ما را به سمت یک مکالمه سودمند و یافتن راهحل مفید هدایت میکند. متخصصان منابع انسانی که میدانند مهارت های نرم ارتباطی چیست، بهخوبی میتوانند با در نظر گرفتن انتظارات مخاطب، گفتگوی خود را پیش ببرند. در نتیجه، رضایت طرف مقابل نیز بهطور کامل برآورده میشود.
۵. کار تیمی و شبکهسازی
مهارت کار تیمی و شبکهسازی به توانایی ارتباط موثر با دیگران جهت رسیدن به یک هدف مشترک اشاره دارد. این مهارت نیازمند تعامل، همکاری و تعهد مشترک میان تکتک اعضای گروه است. افرادی که از مهارت کار تیمی برخوردارند، احتمال تحقق اهداف خود و سازمان را بهبود میبخشند. در فضایی که کارمندان از مهارت کار تیمی بهرهمند هستند، قوه خلاقیت و نوآوری افراد تقویت میشود؛ چراکه این فضا کارمندان را تشویق میکند تا ایدهها و نظرات خود را بهراحتی در اختیار یکدیگر بگذارند.
جالب است بدانیم که مهارت کار تیمی و شبکهسازی متشکل از بسیاری تواناییهای دیگر مانند مسئولیتپذیری، صداقت، گوش دادن فعال و همدلی است. برای یادگیری کار تیمی، ضروری است که هر یک از این مهارتها را تقویت کنیم. برخی از روشهای ارتقا مهارت کار تیمی و شبکهسازی شامل موارد زیر هستند:
- بازخورد گرفتن از اطرافیان: ممکن است تشخیص نقاط ضعف و قوت خود به تنهایی کار دشواری باشد. بنابراین از دوستان، همکاران و کارفرمای خود برای گرفتن یک بازخورد صادقانه درخواست کنیم.
- انتخاب چند هدف شخصی: با استفاده از مشاهدات خود و بازخوردهایی که از دیگران میگیرم، اهدافی قابل دستیابی و مرتبط برای خود مشخص کنیم.
- تمرین: فراموش نکنیم که برای رشد و توسعه مهارتهای خود، باید به اندازه کافی تمرین کنیم. در عین حال، تمرینات لازم برای تقویت مهارت شبکهسازی را تنها به محیط کار محدود نکرده و در بیرون از فضای حرفهای نیز از آنها بهره ببریم.
- الگو گرفتن از همکاران: حتما در محل کار خود همکارانی داریم که به دلیل مهارتهای شبکهسازی، تعامل خوبی با اطرافیان دارند. بنابراین، به نحوه برخورد و مشارکت این افراد در کارهای جمعی و گروهی دقت کنیم.
متخصصانی که بهخوبی میدانند مهارت های نرم ارتباطی چیست، توانایی بسیاری زیادی در کار تیمی موفق دارند.
۶. توانایی جلب اعتماد مخاطب
توانایی جلب اعتماد مخاطب، یکی از کاربردیترین تواناییهای افرادی که میدانند مهارت های نرم ارتباطی چیست. تکنیکهایی مانند زبان بدن صادقانه، بیان تجربیات موفق گذشته، جمعآوری اطلاعات قبل از سخنرانی و پایبندی به اخلاق حرفهای به ما کمک میکند تا اعتماد مخاطب را جلب کنیم. در ادامه، هر کدام از آنها را معرفی میکنیم.
اخلاق حرفهای
اگر بتوانیم پایبندی خود را به اخلاق حرفهای اثبات کنیم، اعتماد کارفرما را به خود جلب کردهایم. اخلاق حرفهای از نظر کارفرمایان، وزن بسیار بالایی دارد. چراکه میل و کشش درونی ما برای عملکرد خوب در فضای کار را تضمین میکند. از مهمترین مشخصههای اخلاق حرفهای میتوان صداقت، درستکاری، احترام، مسئولیتپذیری، امانتداری، بهرهوری و نظم را مثال زد. وجود اخلاق حرفهای در کنار تخصص کافی، کارفرمایان باتجربه و پخته را متقاعد میکند که حتی با حقوقهای بالا نیز ما را در سازمان نگه دارند.
زبان بدن صادقانه
برخی از نشانههای بدنی به مخاطب پیام پنهانی را میرساند که در حال پنهان کردن حقیقتی هستیم. برای مثال، برقرار نکردن ارتباط چشمی یا زاویه بدن نامناسب در هنگام نشستن، از این موارد است. برای جلب اعتماد مخاطب، نمیتوانیم از کلمات استفاده کنیم و به او بگوییم که قابل اعتماد هستیم، بلکه مؤثرترین شیوه برای جلب اعتماد مخاطب، استفاده از زبان بدن مناسب و عملکرد درست است.
برای این کار، همواره باید لبخند بر لب داشته باشیم که وجود احساس راحتی و پیام امنیت را به مخاطب برسانیم. همچنین، از تکنیکهای گوش دادن فعال بهویژه ارتباط چشمی پایدار و تکان دادن سر استفاده کنیم. بهعلاوه، کمی بهسوی مخاطب خم شویم تا تمایل خود به ادامه گفتگو را به او نشان دهیم.
بیان روشن حد و مرزها
به هر میزانی که در گفتگوی خود واضح و روشن باشیم، مخاطب ارتباط بهتری با ما برقرار میکند. بهطور دقیق بیان کنیم که چه چیزی میخواهیم در قبال آن، چه خدمات یا هزینهای را پرداخت میکنیم. همچنین، بهطور دقیق، احتمالات موجود در صورت نقض توافق یا انجام نیمهکاره آن را بیان کنیم. هر چقدر توافق دقیقتری داشته باشیم، حرفهای بودن خود را نشان میدهیم.
بیان تجربیات موفق گذشته
در میان صحبتهای خود، رجوعی به همکاریهای موفق و روابط مؤثر خود بزنیم. اگر مخاطب بداند که تاریخچه موفقی در فعالیتهای کاری گذشته داریم، راحتتر میتواند به ما اعتماد کند.
جمعآوری اطلاعات قبل از جلسه
پیش از شروع جلسه مذاکره، تا جای ممکن اطلاعات مورد نیاز را بهدست بیاوریم. این دادهها، به ما کمک میکند تا حساسیتها، علاقهها، گرایشات اعتقادی و سیاسی مخاطب را بشناسیم و بر آن اساس، گفتگوی خود را تنظیم کنیم.
۷. مذاکره موثر
مهارت مذاکره، مربوط به توانایی افراد در گفتگوی مؤثر و هدفمند برای رسیدن به توافق برد-برد گفته میشود. این شاخه از مهارتهای نرم ارتباطی شامل توانایی متقاعد کردن افراد، شناسایی زمینههای مشترک و همچنین یافتن راهحلهای برد-برد است.
بنابراین، یک مذاکرهکننده ماهر در گام اول اختلافات را مطرح و در ادامه، با کمک فن بیان قوی، زبان بدن مثبت و نشان دادن قاطعیت، فرایند مذاکره را بهسمت نتایج سودمند متقابل سوق میدهد. در ادامه این مطلب از مجله چیرگی، با روشهای کاربردی که میتواند به ما در مذاکرات شخصی و حرفهای کمک کند، آشنا میشویم. این موارد در ادامه معرفی میشود.
تعیین ناحیه باتنا در مذاکره
ناحیه باتنا، نقطهای است که در هیچ شرایطی حاضر به گذر از آن نیستیم. برای مثال، ممکن است فروشندهای تا ۱۰ درصد تخفیف را برای محصول خود در نظر بگیرد. در صورتیکه خریدار بر روی تخفیف بیش از ۱۰ درصد تأکید کند، فروشنده بر روی سایر گزینههای فروش و خریداران دیگر متمرکز میشود. تعیین ناحیه باتنا، به ما کمک میکند تا در برابر تصمیمگیریهای لحظهای یا تکنیکهای متقاعدسازی مخاطب، مقاومت بیشتری داشته باشیم.
تعیین ناحیه زوپا در مذاکره
ناحیه زوپا، بهطور دقیق منطقهای است که دو طرف مذاکره بر سر آن توافق دارند. اگر بتوانیم ناحیه زوپا را در هر مذاکرهای پیدا کنیم، در این صورت، برای رسیدن به توافق مطمئن خواهیم بود. همچنین، هر دو سمت مذاکره تلاش میکنند تا ناحیه زوپای مخاطب را در مذاکرات خود ارتقاء دهند. مذاکرهکنندههایی که میدانند مهارت های نرم ارتباطی چیست، بهسرعت تلاش میکنند تا ناحیه زوپای مخاطب را پیدا کنند.
برگزاری جلسه مذاکره بهصورت حضوری
با وجود پیشرفت چشمگیر در عرصه تکنولوژی، باز هم هیچ چیز نمیتواند جایگزین حضور فیزیکی ما در جلسات شود. برای مثال، ارتباطات غیرکلامی که پیشتر با آن آشنا شدیم، تأثیر به مراتب بالاتری در دیدار فیزیکی و حضوری دارند.
مشخص کردن موضوعات بحث پیش از شروع گفتگو
به منظور آشنایی هر دو طرف با دغدغههای یکدیگر و تعیین مسیر گفتگو، حتما موضوعات بحث را از قبل مشخص کنید. همچنین، برای ارتباط و مذاکره موثر میتوانید زمان بیشتری را به همتای خود اختصاص دهید؛ برای این کار او را به صرف شام و یا تماشای یک رویداد ورزشی دعوت کنید. به خاطر داشته باشید که هر چه این ارتباط عمیقتر شود، شناخت شما از یکدیگر نیز افزایش خواهد یافت.
استفاده از تجربه دیگران
قبل از مذاکره به افرادی فکر کنید که در موقعیتهای مشابه به نتایج مطلوبی دست پیدا کردهاند. فراموش نکنید که هیچ توافقی کامل نیست، اما شانس شما برای رسیدن به یک قرارداد مناسب زمانی است که اهداف شما با نتایجی که دیگران در شرایط مشابه به دست آوردهاند، مطابقت دارد.
۸. متقاعدسازی
توانایی مجاب کردن اطرافیان برای تایید نظرات و ترغیب آنها برای انجام فعالیتهای مختلف را مهارت متقاعدسازی میگویند. بسیاری از کارفرمایان، به دنبال کارمندانی در جایگاه فروش یا پشتیبانی مشتریان هستند که از سطح بالایی از این مهارت ارزشمند برخوردارند. همچنین، یکی از مهمترین صلاحیتهای رهبران و مدیران موفق، این است که بدانند چگونه دیگران را متقاعد کنند. چراکه مهارت متقاعدسازی، نقش بسزایی در فروش محصولات، افزایش بهرهوری و همچنین، جذب نیروی کار جدید دارد.
برخی از افراد مهارت مذاکره را با مهارت متقاعدسازی اشتباه گرفته و تصور میکنند که این دو مهارت تفاوتی با یکدیگر ندارند. در ادامه، برخی از تکنیکهای متقاعدسازی را بیان میکنیم.
- بیان اشتراکات
- تکیه بر شواهد معتبر
- تحسین مخاطب
- خندان مخاطب
- طلب ۱۰۰ برای رسیدن به ۸۰
توجه داشته باشیم که مذاکره یک مهارت کاملا تخصصی است و تنها بخشی از آن مربوط به متقاعد کردن افراد میشود. در صورتی که متقاعدسازی، مهارت یک جانبه است که در آن، سعی میکنیم تا فرد مقابل را تحت تاثیر قرار داده و او را مجاب به خرید یا قبول دیدگاه خود کنیم. اما در مذاکره، ما با شرکای خود یا طرفین معامله سروکار داشته و مصالحه ما باید به گونهای باشد که منافع همه برآورده شود. اگر به دنبال ارتقا مهارت متقاعدسازی خود هستیم، از تکنیکهایی که در ادامه مطرح میشود استفاده کنیم.
بیان اشتراکات
در فرایند گفتگو، هر چقدر بتوانیم در مورد اتفاق نظرها و مسائل مشترک صحبت کنیم، حس همراهی بیشتری را در مخاطب ایجاد میکنیم. در صورتیکه مخاطب گفتههای ما را در چند مرتبه تأیید کند، احتمال بیشتری وجود دارد که با درخواست نهایی ما نیز موافقت کند.
تکیه بر شواهد معتبر
در هنگام گفتگو، تا جای ممکن تلاش کنیم تا شواهد معتبر را برای تأیید سخن خود ارائه دهیم. در این صورت، مخاطب متوجه میشود که بر روی موضوع احاطه داریم و اعتماد بیشتری به ما میکند. همچنین، با نشان دادن تخصصی که داریم، مخاطب راحتتر بر روی سایر اطلاعات ما نیز تکیه میکند.
تحسین مخاطب
اگر بتوانیم مخاطب را قهرمان داستان خود جلوه دهیم، احتمال همراهی او افزایش مییابد. برای مثال، اگر قصد داریم مخاطب را برای شرکت در فعالیت خیریه همراه کنیم، میتوانیم از سخاوت و مهربانی ذاتی ایشان بگوییم. همچنین، اهمیت همراهی او و تأثیر بزرگی که بر جای میگذارد را بیان کنیم.
خنداندن مخاطب
خندیدن بهصورت خودکار، باعث ترشح اندورفین در بدن میشود. این هورمون، باعث میشود تا مخاطب احساس لذت کند و در نتیجه، گارد او بهطور کامل باز میشود. با خندادن مخاطب، یک گام بهسوی متقاعد کردن مخاطب نزدیک میشویم. افراد با نفوذ و کاریزماتیک که میدانند مهارت های نرم ارتباطی چیست، بهخوبی میتوانند مخاطب را به خنده بیاندازند.
طلب ۱۰۰ برای رسیدن به ۸۰
اگر مخاطب با اولین درخواست شما مخالفت کند، احتمال بیشتری وجود دارد که با درخواست دوم شما موافقیت کند. برای جلب نظر مخاطب، میتوانیم درخواستی بالاتر از آنچه که نیاز داریم را داشته باشیم تا در صورتی که مخاطب مخالفت کرد، بتوانیم پیرامون درخواست مورد نظر خود به توافق برسیم.
تقویت روابط خود
اولین گام برای متقاعد کردن فرد مقابل، برقراری ارتباط و تعامل موثر با اوست. برای این کار، باید به طرف مقابل، حسی از اعتماد و اطمینان را منتقل کنید. حتی اگر هرگز به مهارت متقاعدسازی هم احتیاج نداشته باشید، تقویت روابط کمک قابل توجهای به افزایش مهارتهای ارتباطی و هوش هیجانی شما میکند. این کار همچنین باعث تحکیم روابط حرفهای و گسترش شبکهسازی شما میشود.
اطمینان از خود
اگر میخواهید کسی را نسبت به یک مورد خاص یا کار ویژهای متقاعد کنید، پیش از هر چیز باید نسبت به استدلالهای خود اطمینان کامل داشته باشید. برای تقویت میزان آمادگی و تسلط خود بر موضوعات مورد بحث، قبل از شروع جلسه حتما تمرین کنید. همچنین، برخی از ارتباطات غیرکلامی که نشاندهنده خشم و عصبانیت شما هنگام گفتگو است را حذف کنید.
استفاده از هر فرصت و بهانه برای ایجاد گفتگو
از هر فرصتی که شما را به یک سخنران با مهارت متقاعدسازی تبدیل میکند، بهره ببرید. برای این کار حتما در تصمیمهای گروهی، نظرسنجیها و جلسات کاری شرکت کنید.
۹. گزارشنویسی
مهارت نوشتن و گزارشنویسی از جمله توانمندیهایی است که کاربرد فوقالعادهای در امور شخصی، تحصیلی و بهخصوص حرفهای شما دارد. برای کسب این مهارت، باید یاد بگیریم که چگونه با استفاده از بهترین کلمات، جملات واضح و سلیسی را تولید کنیم. مهارت گزارشنویسی، نیاز به دایره واژگان گسترده و تسلط بر اصول ویرایشی دارد.
با توجه به استفاده روزانه از این مهارت، مهارتهای نوشتاری از قابلیتهایی است که برای پیشرفت حرفهای نیاز داریم تا آن را ارتقا دهیم. در دنیای امروز، پیامرسانها و نرمافزارهای دیجیتالی، بیش از هر زمان دیگری مورد استفاده قرار میگیرند. از همین رو، بسیاری از کارمندان برای موارد متعددی مثل گزارشدهی به کارفرما، درخواست جذب نیرو جدید، اطلاعرسانی و تبلیغ محصول نیاز به مکاتبه و مهارتهای نوشتن دارند.
منابع مطلب
حال که بهطور کلی یادگرفتیم که مهارت های نرم ارتباطی چیست و چگونه این مهارتها را تقویت کنیم، در ادامه منابعی که برای نوشتن این مطلب از مجله چیرگی استفاده شده است را مشاهده میکنیم.
دیدگاهتان را بنویسید